Praktik Terbaik Penagihan

Perkenalan

Mengelola penagihan pelanggan adalah salah satu tugas utama Anda sebagai pemilik bisnis. Untuk melacak arus kas secara akurat, Anda harus mengirimkan faktur dan memastikan bahwa pelanggan Anda membayar tagihan mereka tepat waktu. Pada prinsipnya, ini adalah proses yang sederhana, namun kesulitan bisa saja muncul, dan Anda harus mengatasinya dengan cepat agar bisnis Anda tetap berjalan. Klien tidak selalu membayar tepat waktu, invoice Anda berisi informasi yang salah, atau Anda tidak sengaja mengirimkan invoice ke orang yang salah. Bahkan masalah kecil pun dapat dengan cepat meningkat dan menyebabkan penundaan pembayaran.

Untungnya, Anda dapat menggunakan praktik terbaik tertentu saat ini untuk menyederhanakan proses penagihan, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengembangkan hubungan klien Anda.

Praktik terbaik untuk Tagihan Pelanggan

1	Menyajikan faktur profesional
2	Memiliki data yang akurat setiap saat
3	Memperhatikan penerimanya
4	Menyesuaikan siklus penagihan
5	Membuat kebijakan non pembayaran

Menyajikan Faktur Profesional

Tujuan dari faktur adalah untuk memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan Anda sehingga mereka dapat membayar hutangnya kepada Anda. Jadi, mengapa kita harus berusaha membuatnya terlihat bagus? Pertama dan terpenting, ini bisa menjadi alat pemasaran untuk menunjukkan profesionalisme Anda.

 Anda ingin dianggap serius sebagai sebuah bisnis, oleh karena itu meluangkan waktu untuk mempersonalisasi dokumen penting adalah salah satu pendekatan untuk menunjukkan kepada konsumen bahwa mereka berurusan dengan organisasi yang berorientasi pada detail, efisien, dan berkualitas. Logo, tanda tangan, warna, jenis huruf, dan gaya merupakan komponen penting yang akan membedakan faktur Anda dan menarik perhatian pelanggan ke aspek paling penting dari dokumen tersebut.

Selain itu, ini membuat Anda berbeda di mata pelanggan dan mendorong mereka membayar Anda dengan cepat. Jika Anda yakin Anda tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk membuatnya sendiri, ada banyak templat gratis yang dapat diakses untuk memandu Anda ke arah yang benar. Mungkin Anda menyukai sesuatu yang sederhana, bersih, dan fungsional untuk menunjukkan keandalan dan profesionalisme Anda?

Apa pun strategi yang Anda ambil, ingatlah bahwa faktur harus terorganisir dengan baik dan akurat. Ini menyiratkan bahwa mereka harus menyoroti semua informasi yang relevan namun tetap dapat disajikan kepada penerima. Pelanggan harus dapat membacanya dengan sederhana dan memverifikasi informasi pembayaran pada pandangan pertama. Jadi, ingatlah untuk menyertakan hal-hal berikut:

1	Informasi bisnis (untuk perusahaan Anda dan pelanggan)
2	Nomor faktur
3	Tanggal penerbitan dan jatuh tempo
4	Deskripsi layanan
5	Harga: Total dan subtotal
6	Biaya tambahan
7	Rincian Pembayaran

Terakhir, dengan beberapa desain cerdas, Anda dapat mengembangkan tagihan yang berguna dan menarik yang meningkatkan pengalaman pelanggan saat berbisnis dengan Anda.

Memiliki Data yang Tepat setiap saat

Faktur Anda akan tampak tidak profesional jika terdapat kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, atau data yang salah. Kelalaian seperti ini tidak hanya membuat Anda terlihat buruk, namun juga dapat merusak hubungan Anda dengan konsumen, terutama jika Anda akhirnya mengenakan biaya yang berlebihan untuk layanan Anda. Anda tidak ingin menimbulkan ketidakpastian yang dapat mengakibatkan perselisihan dan keterlambatan pembayaran Anda. Atau, lebih buruk lagi, tawarkan alasan kepada pelanggan untuk mempertanyakan keahlian Anda dan berhenti berbisnis dengan Anda. Berikut lima hal yang harus diperhatikan saat mengirimkan tagihan ke pelanggan:

1	Perbaiki jumlah akhir yang harus dibayar
2	Layanan yang sesuai terdaftar
3	Dua kontak perusahaan
4	Kirim ke orang yang tepat
5	Informasi pembayaran diperbarui

• Jumlah akhir yang harus dibayar benar: Untuk menghindari membebankan biaya secara berlebihan atau terlalu rendah kepada pelanggan, Anda harus memperhitungkan promosi, pajak, dan diskon.
• Layanan yang sesuai terdaftar: Nyatakan dengan jelas dengan kata-kata sederhana jenis pekerjaan apa yang telah diselesaikan dan layanan apa yang ditawarkan. Hal ini dapat membantu mencegah miskomunikasi antara pelanggan Anda dan departemen akuntansi mereka.
• Dua kontak perusahaan: Perhatikan nama dan nomor telepon yang akurat pada invoice. Yang satu harus menyertakan rincian perusahaan Anda, sementara yang lain harus menawarkan rincian pelanggan Anda.
• Kirim ke orang yang tepat. Saat berbisnis dengan perusahaan besar, faktur harus diserahkan kepada individu yang tepat di departemen yang tepat
• Informasi pembayaran yang diperbarui: Jika perusahaan Anda telah merelokasi kantor atau beroperasi di berbagai lokasi, pastikan pelanggan Anda tahu ke mana harus mengirim pembayaran mereka.

Ingatlah bahwa kesalahan akan terjadi, tetapi Anda harus berusaha semaksimal mungkin untuk meminimalkannya. Jadi, selalu periksa kembali nomor Anda dan pastikan faktur telah dialamatkan dengan benar.

Memperhatikan penerimanya

Gagasan bahwa Anda harus memastikan bahwa faktur Anda sampai ke penerima yang benar sudah cukup jelas, namun hal ini sangat penting terutama ketika situasi pembayaran tidak sepenuhnya jelas. Misalnya, orang yang berkomunikasi dengan Anda mungkin bukan orang yang sama yang pada akhirnya membayar layanan Anda. Mungkin mereka memiliki akuntan internal atau melakukan outsourcing penagihan mereka. Dalam beberapa keadaan, Anda mungkin berurusan dengan banyak konsumen pada saat yang sama, sehingga sangat mudah untuk mencampuradukkan alamat email.

Lalu apa jadinya jika Anda mengirimkan invoice ke orang yang salah? Ada dua skenario potensial. Dalam kasus pertama, Anda akan merasa malu, dan pembayaran akan ditunda sampai Anda mengetahui siapa yang bertanggung jawab membayar tagihan tersebut. Dalam kasus kedua, Anda dapat melakukan pelanggaran serius terhadap kontrak, yang mengakibatkan kerugian finansial, penghentian operasional, dan tindakan hukum. “Pelanggaran data adalah pelanggaran serius yang dapat menyebabkan kerugian signifikan bagi perusahaan Anda jika tidak ditangani dengan benar”. Hal ini karena faktur berisi informasi sensitif yang dapat dieksploitasi jika pihak ketiga memperoleh akses tidak sah. Anda mungkin mengungkapkan Informasi Identifikasi Pribadi (PII) pelanggan Anda dan data lainnya.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari hasil yang sama?

Opsi yang paling jelas adalah memeriksa ulang alamat email tujuan pengiriman faktur. Jika Anda tidak yakin siapa yang harus menangani pembayaran Anda, tanyakan pada seseorang di perusahaan tersebut. Dengan cara ini, Anda tidak hanya melindungi diri sendiri dan perusahaan Anda dari kebocoran data yang tidak disengaja, namun juga menjamin bahwa Anda dibayar tepat waktu.

Menyesuaikan Siklus Penagihan

Berapa banyak waktu yang harus Anda berikan kepada klien untuk membayar tagihan mereka? Itu tergantung pada industrinya. Bukan hal yang aneh jika kita harus menunggu 100 hari atau lebih untuk menerima pembayaran barang dan jasa, namun bisnis lain menerima pembayarannya dalam waktu satu bulan.

Menurut Edward Castaño, mantan Wakil Presiden Pemasaran di BlueVine; usaha kecil terbagi dalam tiga kategori siklus penagihan:

1	Net 30 paling sering terjadi pada produsen komoditas fisik.
2	Net 30 hingga Net 60 di industri fashion dan bangunan.
3	Istilah berbeda: freelancer.

Kabar baiknya adalah rata-rata siklus pembayaran perusahaan swasta berkisar antara 20 dan 45 hari. Metode pembayaran yang paling umum adalah faktur yang sudah selesai (dengan waktu pembayaran 30 hari), dan 30% perusahaan kecil mengandalkan pembayaran tersebut. Pada dasarnya, tidak ada strategi yang bisa diterapkan untuk semua pihak dalam menentukan pengaturan pembayaran yang tepat. Apa yang berguna bagi Anda mungkin tidak ideal bagi konsumen Anda.

Jadi, yang terbaik adalah menerapkan fleksibilitas dalam hal syarat pembayaran untuk pelanggan yang berbeda.

Namun untuk memastikan Anda menetapkan persyaratan yang paling menguntungkan bisnis Anda, perhatikan faktor-faktor berikut:

1	Riwayat pembayaran pelanggan
2	Ukuran faktur
3	Waktu

• Riwayat pembayaran pelanggan: Pertimbangkan untuk meminta uang jaminan dari konsumen yang tidak membayar tagihannya tepat waktu. Dalam keadaan tertentu, Anda mungkin menagih secara mencicil.
• Ukuran faktur: Faktur yang lebih besar memerlukan tenggat waktu yang lebih lama bagi konsumen untuk mencari dana untuk membayarnya. Untuk faktur yang lebih kecil, adalah logis untuk menjaga periode penagihan sesingkat mungkin
• Waktu: Kirim faktur saat pelanggan kemungkinan besar akan menyadarinya (selama jam kerja, pada hari kerja tertentu, dll.).

Meskipun standar industri perlu dipatuhi dalam hal prosedur pembayaran, Anda juga berhak menerapkan perlindungan yang diperlukan jika jangka waktu tersebut terlalu lama.

Membuat Kebijakan non-pembayaran

Menetapkan siklus penagihan yang sesuai memang penting, namun apa yang terjadi jika klien Anda masih belum membayar? Non-pembayaran atau keterlambatan pembayaran rata-rata mempengaruhi 1 dari 6 usaha kecil, dan 10% pembayaran faktur tidak pernah dibayar. “Ingatlah bahwa non-pembayaran dapat terjadi bahkan pada klien terbaik Anda”

Perubahan pasar dapat menempatkan mereka dalam kesulitan keuangan, dan mereka mungkin berhenti membayar Anda, meskipun mereka telah memperhatikannya selama bertahun-tahun. Keterlambatan atau tidak adanya pembayaran dapat mengganggu operasional bisnis Anda secara signifikan, terutama jika hal ini sering terjadi. Anda mengandalkan uang itu untuk menutupi pengeluaran, bahan, dan upah, di antara biaya-biaya lainnya. Jadi, salah satu strategi terbaik adalah menyusun rencana untuk melindungi diri Anda dari kegagalan membayar. Berikut beberapa metode yang dapat Anda terapkan:

1	Pertimbangkan alternatif Anda
2	Menindaklanjuti
3	Diskusikan alternatif Anda dengan pengacara
4	Kirim surat niat
5	Pergi ke pengadilan klaim kecil
6	Melakukan mediasi konflik formal

• Pertimbangkan alternatif Anda; seperti mengejar jumlah faktur atau menghapus jumlah kecil yang tidak akan berdampak signifikan pada perusahaan Anda.
• Menindaklanjuti: Gunakan surat non-pembayaran, email, atau panggilan telepon untuk mengingatkan pelanggan tentang tagihan mereka yang telah jatuh tempo. Berkomunikasi dengan cepat namun lembut untuk menjelaskan situasinya dan menjaga hubungan baik.
• Diskusikan alternatif Anda dengan pengacara: Jika klien mengabaikan Anda dan menolak membayar, bicaralah dengan pengacara untuk mengetahui tindakan hukum apa yang dapat Anda ambil terhadap konsumen tersebut.
• Kirim surat niat:Ini adalah surat resmi yang Anda kirimkan kepada pelanggan yang memberi tahu mereka bahwa Anda berencana mengambil tindakan hukum.
• Pergi ke pengadilan tuntutan kecil: Pengadilan tuntutan kecil adalah cara cepat untuk menyelesaikan hutang kecil (minimal $2000). Anda juga tidak perlu membayar pengacara.
• Melakukan mediasi konflik formal: Strategi ini mengharuskan klien Anda untuk menyetujui mediasi. Kemudian Anda dapat mencapai kesepakatan dengan bantuan mediator berbayar.

Jika menyangkut nonpembayaran, Anda harus memperjelas kebijakan Anda dengan jelas dan sebelumnya. Dengan begitu, pelanggan menyadari dampak dari tidak mengikuti ketentuan pembayaran Anda, yang dapat membantu Anda menyaring pelanggan bermasalah dan mengurangi jumlah faktur terutang dalam pembukuan Anda.

Kesimpulan

Memahami alternatif dan praktik terbaik Anda akan membantu Anda menyelesaikan beberapa masalah penagihan klien yang paling umum. Jadi, jika Anda memberikan perhatian khusus pada tampilan faktur, memperbaiki masalah apa pun, dan mengirimkannya ke orang yang relevan, Anda sudah selangkah lebih dekat untuk menyederhanakan proses penagihan dan mengoptimalkan operasi bisnis Anda. Anda juga akan lebih siap jika hal terburuk terjadi, misalnya konsumen menolak membayar. Tagihan bisnis mungkin tampak menakutkan, namun ini merupakan langkah penting untuk bertahan dalam bisnis dalam jangka waktu yang lama.

FAQ

Q1. Apa saja praktik terbaik penagihan?

Praktik terbaik penagihan mengacu pada metode paling efektif dan efisien untuk menagih pelanggan, memastikan pembayaran tepat waktu, dan memelihara catatan keuangan yang akurat.

Q2. Bagaimana saya bisa memastikan pembayaran tepat waktu dari pelanggan?

Anda dapat memastikan pembayaran tepat waktu dengan menetapkan ketentuan pembayaran yang jelas, mengirimkan pengingat sebelum tanggal jatuh tempo, menawarkan beberapa opsi pembayaran, dan segera menindaklanjuti pembayaran yang terlambat.

Q3. Apakah saya harus menggunakan metode penagihan manual atau otomatis?

Metode penagihan otomatis umumnya lebih disukai karena efisiensi dan akurasinya. Metode ini membantu menyederhanakan proses pembuatan faktur, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu dibandingkan dengan metode manual.

Q4. Bagaimana cara saya menangani sengketa penagihan?

Tangani sengketa penagihan secara cepat dan profesional dengan menyelidiki masalahnya, memberikan penjelasan yang jelas, dan menawarkan solusi untuk menyelesaikan sengketa tersebut secara damai. Menjaga komunikasi terbuka dengan pelanggan adalah kuncinya.

Q5. Perangkat lunak atau alat apa yang direkomendasikan untuk penagihan?

Ada berbagai pilihan perangkat lunak penagihan yang tersedia, seperti QuickBooks, FreshBooks, dan Xero,