Bagaimana Anda menangani faktur? Anda memiliki tim hutang yang mengumpulkan faktur ini dalam format PDF atau kertas dan kemudian meninjau isinya secara manual, memverifikasinya, dan mengeluarkan dana. Ini mungkin berhasil jika Anda memiliki beberapa faktur yang harus diproses setiap bulannya. Namun bagaimana jika Anda memiliki banyak sekali permintaan pembayaran vendor, penggantian biaya karyawan, tagihan persediaan, dan faktur lainnya? Mari selami apa yang perlu Anda ketahui tentang pemrosesan faktur otomatis.
Apa itu Pemrosesan Faktur Manual?
Sebaliknya, pemrosesan faktur manual adalah strategi klasik di mana tim Anda (atau Anda) memasukkan data secara manual ke dalam sistem yang tidak menggunakan teknologi otomatis. Prosedur ini memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan dapat mengganggu efisiensi alur kerja.
Apa itu Pemrosesan Faktur Otomatis?
Terobosan AI dan pembelajaran mesin telah memungkinkan penggunaan solusi pemrosesan faktur otomatis. Alat-alat ini secara otomatis mengekstrak informasi dari faktur (dan dokumen lainnya). Hasilnya, Anda dapat menghilangkan entri data manual, meningkatkan produktivitas, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat alur kerja keuangan organisasi. Mengotomatiskan pembuatan faktur tidak hanya memerlukan pengumpulan data dari dokumen, tetapi juga mengklasifikasikan, memisahkan halaman, dan mentransfer data ini ke aplikasi perangkat lunak lain. Pemrosesan faktur otomatis biasanya digunakan oleh departemen akuntansi, namun Anda, sebagai pemilik UKM, juga dapat memanfaatkannya.
Manfaat Pemrosesan Faktur Otomatis
| 1 | Penghematan Waktu dan Peningkatan Manajemen Arus Kas |
| 2 | Peningkatan Akurasi dan Deteksi Kesalahan |
| 3 | Akses Data Waktu Nyata |
| 4 | Pengurangan Dokumen dan Pembentukan Jejak Audit |
| 5 | Integrasi dengan Sistem Lain dan Memperkuat Hubungan Vendor |
| 6 | Waktu Penyelesaian Faktur yang Dipercepat |
| 7 | Analisis Data dan Wawasan |
| 8 | Peningkatan Produktivitas |
| 9 | Keamanan dan kepatuhan Data |
| 10 | Kemampuan untuk Menskalakan Operasi Bisnis Tanpa Perlu Perekrutan Tambahan |
Penghematan Waktu dan Peningkatan Manajemen Arus Kas
Selain uang, waktu merupakan aspek penting dalam bisnis. Jika Anda dapat menghemat 10% waktu mingguan Anda untuk tugas-tugas yang membosankan dan mencurahkan waktu itu untuk tugas yang lebih penting, Anda akan menyederhanakan proses Anda secara signifikan. Tidak meyakinkan? Begini, jika Anda bekerja 40 jam per minggu dan menghemat 10% waktu Anda, itu berarti penghematan 4 jam. Otomatisasi menghemat 208 jam setahun, mengingat satu tahun adalah 52 minggu. Itu keren dan mengesankan. Dengan solusi IDP, perusahaan Anda dapat meminimalkan waktu yang diperlukan untuk proses ini. Manfaat penghematan waktu ini meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dan mempercepat pemrosesan faktur.
Pertimbangkan bagaimana mengalokasikan 208 jam ini per tahun, karena ini merupakan jumlah waktu yang signifikan. Anda bisa lebih berkonsentrasi pada:
- Mengembangkan strategi dan mengambil keputusan
- Evaluasi proses bisnis saat ini dan identifikasi peluang untuk perbaikan.
- Mengembangkan hubungan dengan mitra dan prospek.
- Sempurnakan strategi pemasaran dan hasilkan konsep segar untuk masa depan.
- Alokasikan waktu untuk penelitian dan pengembangan
- Berinvestasi dalam program pelatihan untuk karyawan.
Mengotomatiskan operasi seperti proses persetujuan faktur manual atau pergantian dokumen dapat meningkatkan waktu dan efisiensi secara signifikan. Bisnis dapat menggunakan solusi seperti perangkat lunak manajemen faktur atau platform otomatisasi dokumen untuk mengotomatiskan proses ini, mengurangi kesalahan, dan meluangkan waktu berharga untuk aktivitas yang lebih strategis. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga meningkatkan akurasi dan kepatuhan terhadap aturan.
Peningkatan Akurasi dan Deteksi Kesalahan
Keakuratan dan kebenaran pemrosesan faktur sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional keuangan. Kesalahan, baik kesalahan ketik kecil atau kesalahan penempatan angka, dapat menimbulkan konsekuensi yang luas, mulai dari keterlambatan pembayaran hingga hubungan pemasok yang tegang dan kesenjangan keuangan. Rasa frustrasi ini bertambah ketika waktu yang berharga dihabiskan untuk tugas-tugas yang berulang daripada analisis keuangan strategis, sehingga menghambat pertumbuhan perusahaan.
Namun, pemrosesan faktur otomatis hampir sepenuhnya meringankan masalah ini. Alat Pemrosesan Dokumen Cerdas (IDP) memastikan akurasi yang hampir sempurna dalam mengekstraksi data dari faktur, dan secara virtual menghilangkan kesalahan. Dengan pemrosesan otomatis, Anda dapat yakin bahwa data yang diekstraksi sudah benar dan siap untuk ditransfer tanpa hambatan ke sistem lain, sehingga Anda dapat fokus pada inisiatif yang lebih strategis tanpa mengkhawatirkan ketidakakuratan.
Akses Data Waktu Nyata
Akses data yang cepat sangat penting di perusahaan mana pun. Anda mungkin perlu memeriksa ulang nomor faktur atau jumlah pada faktur. Solusi pemrosesan dokumen yang cerdas memberi Anda data yang dapat Anda gunakan untuk tujuan apa pun yang Anda inginkan. Hal ini termasuk mengekspor, mengekstraksi data tambahan dari dokumen, dan mengirimkannya ke sistem tertentu; kalian semua memilikinya. Lebih baik jika semua data dalam bentuk digital sehingga Anda dapat menemukan informasi yang Anda perlukan dalam hitungan detik daripada memilah-milah tumpukan dokumen yang besar.
Pengurangan Dokumen dan Pembentukan Jejak Audit
Pemrosesan faktur otomatis menghasilkan penurunan dokumen yang signifikan dan pembangunan jejak audit yang kuat. Dengan mendigitalkan siklus faktur, perusahaan Anda dapat mengurangi ketergantungan pada penyimpanan fisik dan meningkatkan proses penanganan kertas. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional dan membantu menciptakan lingkungan yang lebih hijau dan berkelanjutan. Selain itu, sistem otomatis mendokumentasikan secara tepat setiap tahap proses pembuatan faktur, sehingga menghasilkan log audit yang transparan dan mudah tersedia. Kemampuan ini penting selama audit, karena memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan memungkinkan respons yang cepat dan tepat terhadap permintaan. Peralihan ke pemrosesan faktur otomatis memiliki dua manfaat: tanggung jawab lingkungan dan peningkatan akuntabilitas keuangan.
Integrasi dengan Sistem lain dan Memperkuat Hubungan Vendor
Permasalahan dari ekstraksi data invoice adalah hanya berguna jika dapat dikirim untuk diproses atau dianalisis lebih lanjut. Benar? Itu sebabnya opsi pemrosesan faktur otomatis mencakup koneksi dengan ERP, akuntansi, dan sistem lainnya. Hal ini memungkinkan Anda menyederhanakan prosedur keuangan, memenuhi tenggat waktu pembayaran, dan secara umum menjaga dokumen Anda tetap teratur. Hasilnya, Anda akan memiliki hubungan yang lebih baik dengan mitra dan vendor Anda, yang mana hal ini sangat penting. Bagaimana ini bisa terjadi? Vendor mendapatkan keuntungan dari pembayaran yang lebih cepat, akurasi yang lebih tinggi, dan transparansi yang lebih besar jika pemrosesan faktur Anda efektif. Karena kurangnya keterlambatan pembayaran, Anda dapat membina hubungan dengan, misalnya, penyedia produk setengah jadi atau mitra Anda.
Waktu Penyelesaian Faktur yang Dipercepat
Sebagian besar usaha kecil dan menengah kesulitan dengan komponen pemrosesan faktur yang memerlukan entri data manual. Menganalisis setiap faktur, menyalin dan menempelkan informasi ke perangkat lunak akuntansi atau ERP mungkin memakan waktu berjam-jam, bahkan berhari-hari. Karena ekstraksi data sepenuhnya otomatis, pemrosesan faktur otomatis mengurangi waktu yang dihabiskan pada fase ini tanpa batas waktu. Sistem pemrosesan dokumen cerdas berdasarkan AI dan pembelajaran mesin memungkinkan Anda memproses ratusan faktur setiap hari.
Analisis Data dan Wawasan
Pemrosesan faktur otomatis memungkinkan Anda menyimpan data bisnis dalam jumlah besar di satu lokasi. Sebagian besar alat IDP memungkinkan Anda mengekspor data yang diekstrak ke Google Spreadsheet atau Excel. Hal ini memungkinkan Anda mendapatkan visibilitas real-time tentang kebiasaan belanja. Katakanlah Anda ingin melacak pengeluaran Anda secara efisien. Memiliki semua data dari 150 faktur dalam satu spreadsheet memungkinkan Anda untuk:
- Lihat ikhtisar lengkap pengeluaran, kategorikan item seperti persediaan, layanan, dan utilitas.
- Dapatkan informasi mengenai pembayaran vendor, deteksi tren, dan negosiasikan persyaratan yang menguntungkan.
- Analisis jangka waktu pembayaran untuk menyederhanakan pengelolaan arus kas (misalnya, dengan memfilter mendekati tanggal jatuh tempo).
- Identifikasi periode pengeluaran puncak untuk mempersiapkan bisnis menghadapi peningkatan pengeluaran dan untuk merencanakan perubahan musim.
Hasilnya, Anda meningkatkan alokasi sumber daya, menghemat pengeluaran yang sia-sia, dan memperkuat posisi keuangan perusahaan Anda.
Peningkatan Produktivitas
Yang ini sederhana. Jika Anda atau staf Anda tidak diharuskan menghabiskan waktu untuk tugas-tugas yang membosankan, berulang-ulang, dan tidak menarik, Anda akan dapat fokus pada aktivitas yang bernilai lebih tinggi. Kami tidak mengetahui siapa pun yang memilih untuk meninjau faktur secara manual dan mengekstrak data darinya. Namun, kita tahu banyak orang yang menyukai tugas-tugas kreatif, investigasi penelitian baru, atau bahkan rehat kopi sederhana untuk mengisi ulang tenaga mereka.
Keamanan dan Kepatuhan Data
Mari kita mulai dengan keamanan. Ketika pelanggaran data terjadi, bahkan sebagai perusahaan kecil, menjaga keamanan data Anda adalah hal yang lebih baik. Apalagi invoice berisi informasi rahasia. Wawasan tentang kontraktor Anda atau gaji yang dibayarkan kepada staf dalam kontrak B2B belum tentu merupakan jenis informasi yang ingin Anda bagikan, misalnya, dengan pesaing Anda. Faktur mencerminkan situasi perusahaan Anda saat ini dalam berbagai cara. Itulah sebabnya menyederhanakan prosedur hutang akan meningkatkan keamanan dokumen keuangan Anda.
Masalah lainnya adalah GDPR di Eropa, CCPA di California, dan LGPD di Brasil. Karena undang-undang perlindungan data memiliki persyaratan khusus, topik ini menjadi lebih relevan dibandingkan sebelumnya, terutama untuk usaha kecil. Sebagai aturan umum, organisasi Anda sebaiknya menggunakan solusi IDP yang mematuhi undang-undang privasi setempat. Mengingat kontroversi seputar transfer data luar negeri, sungguh meyakinkan mengetahui bahwa data dokumen Anda disimpan di Eropa.
Kemampuan untuk Menskalakan Operasi Bisnis Tanpa Perlu Perekrutan Tambahan
Otomatisasi alur kerja pemrosesan faktur memungkinkan organisasi Anda berkembang. Mengotomatiskan pemrosesan faktur seperti memiliki penolong yang super cepat. Ini mempercepat segalanya, sehingga Anda tidak terjebak mengerjakan dokumen selamanya. Dan bagian yang paling keren? Ketika perusahaan Anda berkembang dan perlu mengelola lebih banyak tagihan (misalnya, dari 150 menjadi 500), Anda tidak perlu merekrut lebih banyak staf. Ini hanya perjalanan yang lebih lancar tanpa perlu mempekerjakan lebih banyak personel. Jadi kami dapat dengan yakin menyatakan bahwa otomatisasi menyederhanakan hari kerja Anda dan membantu bisnis Anda berkembang tanpa menghabiskan banyak uang.
Kesimpulan
Menurut laporan Ardent Partners tahun 2020, hanya 31% organisasi yang telah mengotomatiskan operasi faktur mereka, dan 28% menggunakan otomatisasi sedang. Sebaliknya, 40% perusahaan tidak memiliki otomatisasi. Oleh karena itu, perjalanan bisnis masih panjang sebelum mencapai potensi maksimalnya.
Otomatisasi adalah tren yang berkembang dalam akuntansi bisnis, dan perusahaan Anda harus beradaptasi untuk mengikutinya. Beralih ke pemrosesan faktur otomatis untuk menghemat uang sekaligus meningkatkan profitabilitas bisnis Anda.
FAQ
Q1. Apa itu pemrosesan faktur otomatis?
Pemrosesan faktur otomatis melibatkan penggunaan perangkat lunak dan teknologi untuk menyederhanakan penanganan faktur, mulai dari penerimaan hingga pembayaran, tanpa intervensi manual.
Q2. Apa manfaat pemrosesan faktur otomatis?
Beberapa manfaatnya termasuk Penghematan Waktu dan Peningkatan Manajemen Arus Kas, peningkatan Akurasi dan Deteksi Kesalahan, Akses data real-time, pengurangan dokumen dan pembentukan Jejak Audit.
Q3. Bisakah pemrosesan faktur otomatis mengurangi kesalahan?
Ya, otomatisasi mengurangi kesalahan dengan menghilangkan entri data manual dan kesalahan manusia terkait. Sistem otomatis juga dapat melakukan pemeriksaan validasi untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Q4. Apakah pemrosesan faktur otomatis membantu kepatuhan?
Ya, sistem otomatis dapat menegakkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, peraturan perpajakan, dan standar industri dengan menerapkan aturan dan alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya secara konsisten.
Q5. Apakah sulit menerapkan pemrosesan faktur otomatis?
Kesulitan implementasi bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti infrastruktur yang ada, persyaratan penyesuaian, dan integrasi dengan sistem lain. Namun, banyak vendor menawarkan solusi ramah pengguna dengan tantangan implementasi minimal.
