Perkenalan
Keterlambatan pembayaran menyebabkan masalah bagi lebih dari separuh (54%) usaha kecil dan menengah di Inggris. Menurut penelitian Pay UK, perusahaan-perusahaan ini diperkirakan mengalami keterlambatan pembayaran sebesar £23,4 miliar.
Mengelola keterlambatan pembayaran dan perselisihan faktur dapat menjadi salah satu aspek tersulit dalam menjalankan bisnis. Tantangan-tantangan ini tidak hanya mengganggu arus kas, namun juga membebani hubungan pelanggan dan menambah upaya administratif.
Apa itu Faktur yang Sudah Jatuh Tempo?
Faktur yang telah jatuh tempo terjadi ketika pelanggan atau mitra bisnis gagal membayar faktur sesuai tenggat waktu. Wanprestasi terjadi ketika batas waktu invoice telah habis dan terlambat. Ajakan bertindak baru. Faktur yang telah jatuh tempo mengurangi likuiditas perusahaan. Di satu sisi, perusahaan telah menyediakan layanan yang memerlukan pembayaran dan karenanya mengadakan pra-pembiayaan. Di sisi lain, kini menunggu pembayaran pendapatan guna memenuhi biaya operasional dan membayar tagihan. Jika suatu perusahaan mempunyai tagihan terutang dalam jumlah besar, perusahaan tersebut mungkin mengalami kesulitan kas karena kurangnya pendapatan untuk membiayai operasional. itulah yang disebut dengan faktur yang sudah jatuh tempo
Kapan Faktur Dianggap Telah Jatuh Tempo?
Jika Anda mencantumkan tanggal pembayaran pada faktur, seperti “Dibayar dalam waktu 14 hari sejak diterimanya”, faktur akan jatuh tempo setelah waktu tersebut berlalu. Jika invoice bertanggal 02/05/2024 dan memiliki batas waktu 14 hari, maka invoice tersebut sudah jatuh tempo pada tanggal 20/02/2024. Jika Anda tidak memberikan batas waktu atau tanggal pembayaran pada faktur, persyaratan hukum 30 hari akan berlaku.
Berapa lama suatu Faktur bisa Terlambat?
Perusahaan dapat menutup kembali tagihan yang terlambat hingga enam tahun sebelum habis masa berlakunya. Artinya, setelah enam tahun, klien atau mitra bisnis tidak lagi diharuskan membayar tagihan.
Cara Menangani Pembayaran Faktur yang Telah Jatuh Tempo
Penting untuk mempelajari cara menghindari keterlambatan pembayaran dan cara menanganinya dengan sukses ketika hal itu terjadi. Dalam postingan ini, kami akan membahas beberapa metode yang dapat diambil organisasi Anda untuk mengatasi keterlambatan pembayaran. Beberapa bersifat preventif dan preventif, sementara yang lain bersifat reaktif dan membantu Anda memulihkan uang hutang Anda. Mengikuti prosedur ini akan memastikan bahwa pendapatan Anda selalu mewakili layanan yang Anda berikan kepada konsumen.
| 1 | Jadikan Ketentuan Pembayaran Anda Jelas |
| 2 | Pastikan pengiriman faktur tepat waktu. |
| 3 | Memberikan opsi pembayaran yang fleksibel |
| 4 | Kirimkan email pengingat faktur yang telah lewat jatuh tempo dengan sopan. |
| 5 | Hubungi pelanggan melalui telepon |
| 6 | Pertimbangkan untuk menyesuaikan ketentuan pembayaran Anda |
| 7 | Membebankan bunga atas keterlambatan pembayaran. |
| 8 | Pertimbangkan untuk mengambil tindakan hukumSayaHAIN. |
Jadikan Ketentuan Pembayaran Anda Jelas
Pertama, pastikan kontrak Anda memiliki ketentuan pembayaran yang jelas. Persyaratannya mencakup tanggal jatuh tempo pembayaran, metode pembayaran yang diterima (kartu kredit, ACH, dll.), dan petunjuk tentang bagaimana dan di mana melakukan pembayaran. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memasukkan hal-hal berikut:
| 1 | Hukuman atas keterlambatan pembayaran |
| 2 | Diskon untuk pembayaran awal |
| 3 | Pembayaran kebijakan kredit |
| 4 | Pilihan Pembayaran Terhuyung-huyung |
Bersikap eksplisit tentang informasi pembayaran Anda meminimalkan kemungkinan pelanggan gagal membayar karena mereka salah menafsirkan bagaimana dan kapan mereka seharusnya membayar. Selain memperjelas persyaratan dalam kontrak Anda secara eksplisit, ada baiknya Anda membahasnya dalam percakapan, melalui email, atau melalui telepon dengan klien baru Anda. Hal ini memastikan bahwa mereka benar-benar memahami rincian faktur. Terkadang pikiran orang terhenti ketika membaca sebuah kontrak. Hal ini kecil kemungkinannya terjadi ketika mereka berbicara dengan seseorang atau membaca email singkat dan penting. Memiliki dan membagikan ketentuan pembayaran Anda memastikan bahwa klien Anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk melakukan pembayaran tepat waktu.
Pastikan Pengiriman Faktur Tepat Waktu
Mengirimkan tagihan segera setelah layanan dilakukan merupakan taktik penting bagi penyedia layanan yang bertujuan untuk mempercepat prosedur pembayaran dan mengurangi tagihan yang telah jatuh tempo. Teknik ini memberikan konsumen banyak waktu untuk membayar tagihan dan memanfaatkan rasa terima kasih awal mereka atas layanan, sehingga meningkatkan kemungkinan pembayaran yang tepat waktu dan memuaskan. Ini adalah salah satu teknik paling efektif untuk mempercepat pembayaran faktur. Memverifikasi bahwa faktur memiliki informasi yang diperlukan juga penting untuk memastikan bahwa faktur terutang dibayar tepat waktu. Anda harus memeriksa ulang fakta seperti nama penerima, tanggal jatuh tempo, deskripsi layanan, dan nomor faktur untuk meminimalkan kebingungan bagi Anda atau tim akuntansi Anda.
Berikan Opsi Pembayaran yang Fleksibel
Semakin banyak pilihan pembayaran yang Anda berikan kepada konsumen, semakin kecil kemungkinan Anda akan mendengar “Saya tidak bisa membayar dengan cara itu” salah satu alasan keterlambatan pembayaran yang paling menjengkelkan. Pelanggan saat ini ingin dapat membayar menggunakan metode pilihan mereka, baik itu transfer ACH atau kartu kredit. Satu hal yang pasti: mereka ingin melakukan pembayaran secara online. Oleh karena itu, selain mengembangkan opsi pembayaran online, Anda harus mencoba meningkatkan alternatif pembayaran yang disetujui dengan menyertakan cara-cara berikut, dengan memprioritaskan metode yang teratas, seperti dompet seluler dan kartu kredit.
Tentu saja, industri Anda mungkin memiliki preferensi pembayaran yang berbeda dari industri lainnya, jadi dengarkan pelanggan Anda. Alternatifnya, Anda dapat bertanya kepada masing-masing individu tentang metode pembayaran pilihan mereka dan berusaha memenuhi pilihan tersebut. Misalnya, jika banyak pelanggan Anda menyatakan keinginan untuk membayar dengan PayPal, sediakan pilihan tersebut sebelum menambahkan yang lain. Pelanggan menghargai kesederhanaan; dengan menyediakan metode pembayaran paling sederhana, Anda mengurangi risiko penundaan dan jumlah keterlambatan pembayaran.
Kirim Email Pengingat Faktur yang Telah Jatuh Tempo dengan Sopan
Bahkan setelah menerapkan semua strategi pencegahan Anda, beberapa klien masih akan terlambat membayar mereka. Seringkali keterlambatan ini tidak disengaja, karena pembeli lupa melakukan pembayaran. Jika demikian, kirimkan email faktur yang telah lewat jatuh tempo dengan informasi terkait berikut:
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Jumlah total yang harus dibayar
- Bagaimana cara melakukan pembayaran
- Kebijakan apa pun yang terlambat
Tulis email dengan nada yang baik dan sopan sehingga pelanggan tidak melihat adanya permusuhan dari pihak Anda. Sikap pemaaf dan adaptif kemungkinan besar akan membuat Anda mendapatkan kepercayaan mereka di masa depan. Pertimbangkan untuk menggunakan salah satu template email terbaru kami sebagai panduan dan inspirasi. Mungkin bermanfaat juga untuk mengingatkan konsumen tentang pembayaran satu atau dua hari sebelum batas waktu. Hal ini secara drastis dapat meminimalkan jumlah tagihan yang menunggak dan keterlambatan pembayaran.
Hubungi Pelanggan melalui Telepon
Jika email pengingat pembayaran Anda tidak dijawab, hubungi pelanggan Anda untuk mengetahui masalahnya. Mendekati percakapan dengan sopan dan dengan tujuan untuk memahami daripada mengkritik dapat membantu Anda menemukan akar masalah dan menemukan solusi yang saling menguntungkan termasuk memberi Anda kompensasi. Terkadang pelanggan lupa membayar, dan hal ini mudah untuk diperbaiki. Di lain waktu, mungkin terdapat tantangan yang lebih kompleks, seperti masalah arus kas. Dalam hal ini, bekerja sama dengan konsumen untuk mengembangkan rencana pembayaran yang tepat dapat bermanfaat.
Jika mereka tidak dapat membayar menggunakan metode pembayaran Anda saat ini, pertimbangkan pilihan pembayaran alternatif yang cocok untuk Anda berdua. Seringkali, solusi dapat ditemukan dengan sedikit investigasi web, memberikan kompromi yang memenuhi kedua tujuan Anda sekaligus mudah diterapkan. Interaksi langsung biasanya merupakan teknik paling efektif untuk menyelesaikan situasi seperti ini. Pembicaraan telepon, khususnya, dapat dengan cepat mengatasi dan menyelesaikan masalah pembayaran. Pendekatan langsung ini mempercepat proses penyelesaian dan mencerminkan dedikasi Anda untuk menjaga hubungan bisnis yang kuat.
Pertimbangkan untuk Menyesuaikan Ketentuan Pembayaran Anda
Jika Anda bekerja dengan pelanggan yang diketahui membayar faktur tepat waktu namun tiba-tiba terlambat dari jadwal karena suatu alasan, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengubah persyaratan pembayaran agar sesuai dengan keadaan mereka. Hal ini dapat mencakup perpanjangan batas waktu pembayaran atau menetapkan rencana pembayaran yang memungkinkan mereka melunasi tagihan secara mencicil selama jangka waktu yang disepakati.
Misalnya, jika pelanggan berhutang 200R kepada Anda tetapi sekarang kekurangan uang tunai, Anda dapat menawarkan mereka pilihan untuk membayar 100R sekarang dan 100R bulan depan. Menawarkan paket pembayaran kepada pelanggan di awal kemitraan Anda adalah strategi efektif lainnya untuk menghindari keterlambatan pembayaran. Pelanggan dapat mengatur pembayarannya dengan cara yang sesuai dengan kemampuan finansialnya.
Membebankan Bunga atas Keterlambatan Pembayaran
Menetapkan denda keterlambatan atau biaya atas tagihan yang belum dibayar akan mendorong klien untuk membayar tepat waktu. Misalnya, Anda dapat merancang kebijakan yang menyatakan bahwa pelanggan akan dikenakan biaya setara dengan 5% dari seluruh jumlah faktur untuk setiap bulan mereka terlambat membayar faktur yang telah jatuh tempo. Menyertakan hal seperti ini dalam kontrak Anda akan mencegah klien menunda pembayaran mereka melewati tanggal jatuh tempo.
Kebijakan denda keterlambatan lebih dari sekadar menyatakannya dalam kontrak Anda; penting untuk menjelaskan kebijakan ini kepada konsumen Anda secara pribadi, baik secara langsung, melalui telepon, atau email. Hal ini memungkinkan Anda menjawab kekhawatiran klien sekaligus menjelaskan pentingnya kebijakan dalam melindungi organisasi Anda. Menangani keluhan apa pun di awal lebih baik daripada membebankan biaya keterlambatan kepada pelanggan yang melewatkan pembayaran, yang dapat menyebabkan masalah yang tidak diperlukan. Diskon pembayaran cepat merupakan alternatif dari denda keterlambatan. Ini adalah saat Anda memberikan sedikit diskon kepada klien untuk membayar sejumlah hari tertentu sebelum tanggal jatuh tempo sebenarnya.
Pertimbangkan untuk Mengambil Tindakan Hukum
Jika semuanya gagal, langkah terakhir dalam menangani tagihan yang belum dibayar adalah mengambil tindakan hukum. Hutang yang dipertanyakan adalah hutang yang masih dapat ditagih.
Dalam situasi tersebut, Anda harus mencoba menghubungi pelanggan Anda melalui telepon untuk menjelaskan semuanya dan memberikan pengingat terakhir sebelum melakukan salah satu langkah berikut. Jika Anda memutuskan untuk menetapkannya sebagai hutang macet, beri tahu klien bahwa Anda tidak akan lagi bekerja dengan mereka di masa depan. Ambil tindakan hukum hanya jika jumlah utangnya cukup besar untuk membenarkan proses hukum yang panjang dan seringkali mahal. Jika Anda memilih opsi ini, pastikan Anda memiliki semua catatan yang akan digunakan untuk mendukung klaim Anda, seperti kontrak antara Anda dan pelanggan, faktur asli, dokumen akuntansi Anda, dan pembayaran terutang.
Kesimpulan
Ada banyak strategi bagi bisnis untuk mengurangi jumlah tunggakan tagihan yang mereka terima. Mereka bisa mulai dengan kelas ketentuan pembayaran, penetapan denda keterlambatan, dan penyediaan berbagai metode pembayaran. Jika pelanggan terlambat, perusahaan harus mengirimkan pengingat yang sopan, menelepon konsumen, mempertimbangkan untuk mengubah ketentuan pembayaran, dan mungkin mengambil tindakan hukum.
Read More: PAJAK DALAM TRANSAKSI JUAL BELIBARANG
FAQ
Q1. Apa yang harus saya lakukan jika klien belum membayar tagihannya tepat waktu?
Kirim email pengingat yang sopan atau lakukan panggilan telepon ramah untuk menanyakan status pembayaran.
Q2. Bagaimana lamakah saya harus menunggu sebelum menindaklanjuti keterlambatan pembayaran?
Biasanya menunggu beberapa hari setelah tanggal jatuh tempo sebelum menindaklanjutinya. Namun, waktu pastinya mungkin bergantung pada syarat pembayaran dan hubungan Anda dengan klien.
Q3. Sebaiknya Saya membebankan biaya keterlambatan untuk faktur yang sudah jatuh tempo?
Merupakan praktik yang baik untuk mencantumkan biaya keterlambatan dalam kontrak atau persyaratan pembayaran Anda. Membebankan biaya keterlambatan dapat mendorong klien untuk membayar tepat waktu di kemudian hari.
Q4. Apa jika klien menyengketakan faktur?
Segera atasi kekhawatiran mereka dan cobalah mencapai resolusi. Komunikasi dan dokumentasi yang jelas mengenai layanan yang diberikan dapat membantu menyelesaikan perselisihan secara efisien.
Q5. Bolehkah menawarkan rencana pembayaran untuk faktur yang sudah jatuh tempo?
Menawarkan rencana pembayaran dapat menjadi solusi untuk membantu klien yang mengalami kesulitan keuangan. Namun, pastikan persyaratannya disepakati dan didokumentasikan untuk menghindari penundaan lebih lanjut.
