Perkenalan
Bisnis harus menyelesaikan tugas, tanggung jawab, atau operasi sesuai jadwal dan memastikan mereka segera menerima pembayaran dari pelanggan agar dapat berkembang dan berhasil. Hal ini menuntut mereka untuk menerapkan prosedur penagihan yang efisien dan efisien yang akan memungkinkan mereka dengan cepat dan mudah membuat faktur akurat yang dapat diterima klien, dengan mudah mengumpulkan laporan pengeluaran, melacak dan mencatat jam kerja yang dihabiskan staf mereka dalam pekerjaan atau tugas, dan dengan mudah menangani tugas akuntansi.
Namun, proses penagihan di banyak perusahaan saat ini sering dikritik karena tidak efisien, memakan waktu lama, dan tidak nyaman. Hal ini karena perusahaan-perusahaan ini sangat bergantung pada kertas, spreadsheet, atau berbagai alat yang terfragmentasi. Misalnya, mereka mungkin memiliki aplikasi yang hanya melacak jam kerja karyawan, namun mereka harus memasukkan informasi secara manual ke aplikasi lain yang digunakan untuk membuat faktur.
Sebelum menggali alasan mengapa seseorang harus menggunakan perangkat lunak penagihan untuk bisnisnya, pertama-tama kita perlu memahami apa itu perangkat lunak penghasil tagihan, cara kerjanya, dan manfaat apa yang diberikannya kepada bisnis Anda jika Anda memilikinya. Artikel ini akan menyajikan kepada Anda semua wawasan dan informasi penting yang perlu Anda ketahui tentang perangkat lunak penagihan dan mengapa perangkat lunak tersebut penting bagi organisasi Anda.
Apa itu Penagihan?
Penagihan adalah proses akuntansi untuk menghasilkan dan menerbitkan faktur kepada klien untuk barang dan jasa yang disediakan oleh perusahaan sebagai imbalan atas pembayaran yang dilakukan untuk membeli barang dan jasa tersebut. Tujuan utama penagihan adalah mendorong pelanggan agar melakukan pembayaran tepat waktu atas barang yang mereka beli.
Apa itu Perangkat Lunak Penagihan?
Perangkat Lunak Penagihan adalah jenis perangkat lunak aplikasi pembuatan faktur yang membantu bisnis dalam mengotomatisasi dan menyederhanakan proses penyiapan dan pengiriman tagihan ke klien atau pelanggan untuk produk atau layanan yang diberikan.
Bagaimana Perangkat Lunak Penagihan Beroperasi
Perangkat lunak penagihan mematuhi serangkaian tindakan, peraturan, dan prinsip yang tepat untuk memenuhi beragam kebutuhan organisasi saat menyiapkan dan mengirimkan tagihan ke klien. Berikut ini adalah beberapa prosedur yang dilakukan oleh perangkat lunak penagihan saat membuat tagihan untuk pelanggan:
| 1 | Proses Pengaturan dan Konfigurasi |
| 2 | Menangkap informasi pelanggan |
| 3 | Pembuatan faktur |
| 4 | Otomatisasi |
| 5 | Kustomisasi |
| 6 | Perhitungan pajak |
| 7 | Mengirim tagihan ke pelanggan |
| 8 | Pemrosesan dan pengumpulan pembayaran |
| 9 | Pengingat pembayaran |
| 10 | Pencatatan dan Pelaporan |
Proses Pengaturan dan Konfigurasi
Langkah pertama bagi pengguna untuk mengunduh dan menginstal perangkat lunak penagihan pada sistem bisnisnya. Setelah itu, ia harus mengonfigurasi pengaturan perangkat lunak mengenai informasi perusahaan, tarif pajak negara saat ini, syarat dan ketentuan pembayaran, dan templat faktur dalam sistem bisnis sehingga perangkat lunak penagihan dapat memiliki instruksi terperinci dalam databasenya untuk menghasilkan faktur dengan cara tertentu sesuai
Menangkap Informasi Pelanggan
Fase dalam proses pembuatan penagihan ini mengumpulkan informasi klien seperti nama pelanggan, alamat, informasi kontak (misalnya nomor telepon dan alamat email), dan preferensi penagihan. Informasi ini memungkinkan perangkat lunak penagihan menghasilkan faktur yang akurat dan disesuaikan untuk setiap pelanggan.
Pembuatan Faktur
Setelah perolehan data pelanggan, perangkat lunak penagihan membantu perusahaan dalam membuat faktur untuk pelanggan tersebut berdasarkan masukan yang diberikan pengguna mengenai nama pelanggan, alamat penagihan, deskripsi produk, harga dan jumlah yang dipesan, pajak yang berlaku untuk berbagai produk, serta syarat dan ketentuan. pembayaran.
Otomatisasi
Bisnis terkadang memiliki pelanggan tetap. Hasilnya, perangkat lunak pembuat tagihan memiliki fitur otomatisasi yang membantu organisasi dalam membuat dan mengirimkan faktur ke pelanggan berulang setelah jangka waktu yang telah ditentukan untuk memperlambat pembuatan faktur dan mempercepat proses pembayaran.
Kustomisasi
Kemudian, perangkat lunak penagihan menyesuaikan faktur dengan berbagai kebutuhan branding untuk bisnis. Misalnya, ia menambahkan logo berbeda untuk setiap perusahaan klien dan memilih berbagai gaya font, warna, dan ukuran untuk setiap faktur klien. Itu juga mengirimkan pesan yang disesuaikan ke setiap klien berdasarkan kebutuhan dan spesifikasi unik mereka.
Perhitungan Pajak
Kemudian, dengan menggunakan kode negara yang dipilih pengguna untuk menelusuri direktori pajak globalnya, perangkat lunak faktur secara otomatis mengurangi pajak dari tagihan, sehingga membantu dalam menentukan pajak relevan yang akurat untuk negara tersebut.
Mengirim Tagihan ke Pelanggan
Berdasarkan informasi yang dikumpulkan dari penggunanya, perangkat lunak faktur kemudian secara otomatis mengirimkan faktur yang disesuaikan kepada konsumen melalui surat atau saluran komunikasi lain yang dapat diakses.
Pemrosesan dan Pengumpulan Pembayaran
Setelah itu, program segera mencatat uang yang diterima, membuat tagihan dan kuitansi, dan memperbarui saldo akun klien di database-nya.
Pengingat pembayaran
Pelanggan dengan pembayaran terutang menerima pengingat dari perangkat lunak faktur.
Pencatatan dan Pelaporan
Untuk menyajikan gambaran realistis tentang kinerja dan kesehatan keuangan perusahaan, perangkat lunak faktur kemudian menghasilkan laporan akhir mengenai jumlah total faktur yang diterbitkan, riwayat pembayaran pelanggan, saldo pelanggan, dan laporan data bisnis penting lainnya.
Alasan mengapa Bisnis harus menggunakan Perangkat Lunak Penagihan
| 1 | Mempermudah Proses Penagihan |
| 2 | Meningkatkan Semangat dan Produktivitas karyawan |
| 3 | Mengaktifkan Penjadwalan Proyek yang Efisien |
| 4 | Mengotomatiskan Manajemen Penggajian |
| 5 | Menghasilkan Bisnis yang Terlihat Profesional |
Mempermudah Proses Penagihan
Perangkat lunak penagihan online yang inovatif dapat menyederhanakan proses penagihan Anda dengan menggabungkan pelacakan waktu dan pembuatan faktur ke dalam satu aplikasi. Biasanya, organisasi menggunakan spreadsheet Excel untuk melacak jam yang dihabiskan karyawan pada tugas proyek atau aktivitas terkait pekerjaan. Entri waktu kemudian harus dimasukkan ke dalam sistem penagihan, faktur, atau akuntansi untuk menghasilkan faktur, yang memerlukan penyalinan dan penempelan informasi beberapa kali.
Penerapan perangkat lunak penagihan yang canggih dan terkini menghilangkan kebutuhan akan proses penagihan yang memakan waktu dan menantang. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengimpor entri waktu dalam jumlah besar ke dalam sistemnya dan dengan cepat membuat faktur dari entri tersebut tanpa harus beralih antar aplikasi. Anda juga dapat mengirimkan faktur ini melalui email ke klien Anda menggunakan program yang sama.
Meningkatkan Semangat dan Produktivitas karyawan
Semangat kerja karyawan berdampak langsung pada kinerjanya dalam bekerja. Karyawan dengan semangat kerja yang tinggi, atau mereka yang merasa puas dan bahagia di tempat kerjanya, cenderung bekerja lebih keras dan berkinerja lebih produktif dibandingkan rekan kerja mereka, menurut studi University of Warwick tentang hubungan antara kebahagiaan dan produktivitas karyawan.
Para peneliti dalam studi tersebut menemukan pola serupa dalam empat studi berbeda dan menemukan bahwa karyawan yang bahagia mengalami peningkatan produktivitas sebesar 12%. Solusi perangkat lunak penagihan modern dioptimalkan untuk membantu Anda meningkatkan semangat dan kinerja staf.
Misalnya, solusi ini memungkinkan Anda memperoleh wawasan tentang lembar waktu karyawan Anda dan mengidentifikasi serta memberi penghargaan kepada mereka yang menyelesaikan tugas mereka lebih cepat dari yang direncanakan. Dengan cara ini, mereka akan lebih bahagia dan terdorong untuk berbuat baik. Di sisi lain, Anda dapat mengatur sesi pembinaan dan pelatihan untuk karyawan lambat yang mengalami kesulitan menyelesaikan pekerjaannya, sehingga Anda dapat menunjukkan kepedulian Anda terhadap mereka dan membantu mereka mengatasi masalah di tempat kerja.
Mengaktifkan Penjadwalan Proyek yang Efisien
Menurut manajemen proyek, beberapa perusahaan gagal dalam proyeknya sebesar 70% atau lebih. Perencanaan proyek yang buruk di pihak eksekutif, manajer proyek, dan anggota tim proyek telah diidentifikasi sebagai salah satu penyebabnya. Misalnya, kegagalan proyek terjadi ketika para eksekutif dan manajer tidak menetapkan tujuan yang jelas untuk proyek mereka, dan mereka juga tidak menerapkan prosedur dan metodologi penting untuk mencapai tujuan tersebut. Sementara itu, anggota tim proyek salah mengubah perkiraan proyek untuk menghindari kritik.
Banyak sistem perangkat lunak faktur dan perkiraan berisi fitur yang memungkinkan Anda membuat, melaksanakan, dan menganalisis rencana proyek dengan cara yang akurat dan cerdas. Anda dapat menggunakan alat ini untuk melihat kembali dan meninjau lembar waktu dan pengeluaran yang dikirimkan oleh karyawan untuk proyek sebelumnya. Kemudian Anda dapat menggunakannya untuk membuat perkiraan proyek yang realistis. Artinya, alat ini memungkinkan Anda menilai berapa banyak waktu yang harus dihabiskan untuk proyek serupa dan berapa biaya spesifik yang mungkin Anda keluarkan jika Anda memilih untuk mengerjakannya. Selain itu, dengan memanfaatkan pengalaman proyek sebelumnya, Anda dapat menentukan proyek mana yang lebih menguntungkan dan menugaskan orang-orang yang paling memenuhi syarat berdasarkan keahlian mereka.
Mengotomatiskan Manajemen Penggajian
Mungkin saja Anda menangani penggajian karyawan dengan mudah menggunakan sistem penggajian UKM. Untungnya, sistem penggajian Anda saat ini dapat dikombinasikan dengan program penagihan kontemporer yang melacak waktu, memberikan staf HR Anda kesempatan untuk mengotomatiskan pekerjaan manajemen penggajian karyawan. Transmisi informasi real-time dari perangkat lunak penagihan ke sistem penggajian Anda dimungkinkan melalui integrasi ini.
Bagaimana cara kerjanya? Asumsikan bahwa sistem penggajian Anda akan secara otomatis mendapatkan informasi waktu yang dikirimkan atau diperbarui oleh karyawan Anda dalam perangkat lunak penagihan. Selain itu, semua perhitungan yang diperlukan termasuk perhitungan tunjangan, pajak, dan pemotongan—diselesaikan tanpa memerlukan bantuan dari staf SDM.
Menghasilkan Bisnis yang Terlihat Profesional
Tagihan Dengan menggunakan perangkat lunak penagihan, Anda dapat membuat faktur yang terlihat profesional dengan cepat. Anda memiliki opsi untuk mempersonalisasi tampilan dan nuansa faktur Anda dengan menambahkan logo perusahaan Anda sendiri dan menggunakan warna yang melengkapi merek Anda. Selain itu, Anda dapat menyertakan informasi dan data yang relevan dalam tagihan Anda untuk membantu klien Anda memahami apa yang harus mereka bayar atau untuk mengingatkan mereka tentang ketentuan pengaturan pembayaran yang telah mereka sepakati.
Kesimpulan
Perangkat lunak penagihan menawarkan banyak keuntungan bagi bisnis, termasuk menyederhanakan proses faktur, mengurangi kesalahan, meningkatkan manajemen arus kas, memberikan wawasan melalui analitik, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan. Secara keseluruhan, pengintegrasian perangkat lunak penagihan dapat meningkatkan efisiensi dan profitabilitas secara signifikan bagi bisnis segala ukuran.
FAQ
Q1. Bagaimana melakukan perangkat lunak penagihankeuntungan urusanku?
Dengan mengotomatiskan proses penagihan, perangkat lunak meminimalkan tugas manual, mempercepat pembayaran, dan meningkatkan arus kas. Hal ini juga memberikan wawasan mengenai kinerja keuangan, membantu pengambilan keputusan dan pertumbuhan bisnis.
Q2. Mengapa saya memerlukan perangkat lunak penagihan
Perangkat lunak penagihan mengatur data keuangan, melacak pembayaran, dan menyederhanakan pembuatan faktur. Hal ini meningkatkan efisiensi dan profesionalisme secara keseluruhan dengan mengurangi kesalahan, menjamin penagihan yang tepat, dan menghemat waktu.
Q3. Kecilbisnis cocok untuk perangkat lunak penagihan?
Tentu saja! Perangkat lunak untuk penagihan melayani semua jenis perusahaan. Ini memberikan solusi terukur yang terjangkau dan sesuai dengan permintaan usaha kecil, bersama dengan fitur-fitur yang penting untuk pengelolaan uang yang efisien.
Q4. Apakah perangkat lunak penagihan menghasilkan faktur yang disesuaikan?
Sangat! Perangkat lunak penagihan memungkinkan bisnis membuat faktur yang dipersonalisasi dengan merek perusahaan, bidang yang disesuaikan, dan pesan yang disesuaikan. Hal ini meningkatkan profesionalisme dan memperkuat identitas merek.
Q5. Apakah perangkat lunak penagihan dapat membantu dalam pelacakan?
Ya, perangkat lunak penagihan sering kali menyertakan fitur pelacakan pengeluaran, memungkinkan bisnis memantau pengeluaran, mengkategorikan pengeluaran, dan menghasilkan laporan terperinci. Ini memberikan wawasan untuk mengoptimalkan anggaran dan mengendalikan biaya secara efektif.
