जब आप स्टेटमेंट(कथन) और इन्वाइस(चालान) का सही ढंग से उपयोग करते हैं तो आप न केवल अपने व्यवसाय को अधिक कुशल बनाते हैं, बल्कि ग्राहकों से भुगतान प्राप्त करने की प्रक्रिया को भी तेज़ और आसान बना सकते हैं।
व्यवसायों को ग्राहकों और कभी-कभी तीसरे पक्ष को भी कथन और चालान भेजने की आवश्यकता होती है। इस लेख में हम कथन और चालान के बीच अन्तर जानेंगे। हम यह देखेंगे की ये दोनों कैसे काम करते है, ये कैसे एक दूसरे अलग है और ऐसी कौन से तत्व है जो दोनों में समान हैं।
कथन क्या है?
कथन एक दस्तावेज़ है जो किसी ग्राहक के सभी बकाया चालान (या बिल) को दर्शाता है। चालान के विपरीत, कथन आम तौर पर एक निश्चित अंतराल पर भेजे या उपलब्ध कराए जाते हैं। उदाहरण के लिए, कई व्यवसाय प्रत्येक माह या तिमाही के अंत में उन व्यक्तियों को कथन भेजते हैं जिनके पास बकाया है।
पारंपरिक रूप से कथन अनौपचारिक होते हैं। इनका उपयोग मुख्य रूप से सूचनात्मक उद्देश्यों के लिए किया जाता है क्योंकि ग्राहक विवरण भेजने के दौरान चालान का भुगतान कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी ग्राहक को उसी दिन मेल में विवरण प्राप्त होता है जिस दिन वह चालान का भुगतान करता है, तो विवरण गलत है।
बिलिंग कथन आम तौर पर चालान की तुलना में अधिक व्यापक होता है, जो किसी भी समय हुए कुल लेनदेन का योग होता है। इस संदर्भ में, एक बिलिंग कथन कई अलग-अलग लेनदेन को कवर करता है। एक चालान केवल खरीद के एक सत्र को कवर करता है।
शामिल विवरण
कथन में यह जानकारियाँ शामिल होती हैं जो इसप्रकार है:
- प्रत्येक लेन-देन की तारीख
- चालान संख्या और योग
- क्रेडिट और डेबिट
- अंतिम शेष
- भुगतान की शर्तें
चालान क्या है?
चालान एक औपचारिक दस्तावेज़ है जिसमें बकाया राशि, लेनदेन के बारे में विवरण, प्रति घंटे या यूनिट की लागत और बहुत कुछ बताया जाता है। अनिवार्य रूप से, भुगतान प्राप्त करने के लिए ग्राहकों या अन्य व्यवसायों को चालान भेजे जाते हैं।
चालान आम तौर पर भुगतान की आवश्यकताओं को भी रेखांकित करता हैं। उदाहरण के लिए, कोई व्यवसाय यह संकेत दे सकता है कि सेवाएं प्रदान किए जाने या उत्पाद वितरित किए जाने की तारीख से 30 दिनों के बाद भुगतान देय है।
चालान खरीद के एक चक्र को कवर करता हैं, कुल लागत और शामिल वस्तुओं की जानकारी को सारणीबद्ध करता हैं। इसका उपयोग स्वामित्व दिखाने के लिए किया जा सकता है।
शामिल विवरण
चालान लिखते और सबमिट करते समय आप आमतौर पर कौन सी जानकारी शामिल करते हैं, इसका संक्षिप्त विवरण यहां दिया गया है:
- शीर्षक और विक्रेता का संपर्क
- ग्राहक का नाम और नंबर
- सिस्टम में ट्रैकिंग के लिए इनवॉइस नंबर
- खरीद की तारीख
- उत्पाद का नाम और संख्या
- मात्रा और प्रति इकाई लागत
- उप-योग
- बिक्री कर (यदि लागू हो)
- अंतिम योग
अधिकांश चालानों के निचले भाग में, आपको भुगतान विधियों और अतिरिक्त निर्देशों के साथ भुगतान की शर्तें भी दिखाई देंगी।
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कथन और चालान के बीच मुख्य अंतर
एक कथन और चालान के बीच मुख्य अंतर यह है कि कथन कई लेनदेन को कवर करता है और खाता की गतिविधि को दिखाता है, जबकि एक चालान प्रत्येक सौदे के विवरण को दर्शाते हुए भुगतान का अनुरोध करता है।
नीचे एक तालिका है जो कथन और चालान के मुख्य उद्देश्यों और कार्यों को दर्शाती है:
| विशेषता | कथन | चालान |
| उद्देश्य | ग्राहक को उसके खाते की गतिविधि और बकाया शेष राशि का सारांश प्रदान करना | विक्रेता को ग्राहक से वस्तुओं या सेवाओं के लिए भुगतान करने का अनुरोध करना |
| दायरा | एक निश्चित अवधि (उदाहरण के लिए, मासिक) में किए गए कई लेनदेन को कवर करता है | एकल लेनदेन या संबंधित लेनदेन के एक समूह को कवर करता है |
| समय | नियमित अंतरालों पर भेजा जाता है (उदाहरण के लिए, मासिक) | खरीद या सेवा के पूरा होने के समय भेजा जाता है |
| विस्तार | कुल राशियों का केवल सारांश होता है | वस्तुओं या सेवाओं की एक विस्तृत सूची, मात्रा, कीमतें आदि शामिल होती हैं |
| औपचारिकता | आम तौर पर कम औपचारिक होता है | अधिक औपचारिक होता है और यह एक कानूनी दस्तावेज के रूप में कार्य करता है जो पार्टियों को भुगतान करने के लिए बाध्य करता है |
| भुगतान की आवश्यकता | तत्काल भुगतान की अपेक्षा नहीं की जाती है | निर्दिष्ट शर्तों के भीतर भुगतान की मांग की जाती है |
| रिकॉर्ड रखना | प्राप्य खातों में दर्ज नहीं किया जाता है | प्राप्य खातों में दर्ज किया जाता है |
| उदाहरण | क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट, उपयोगिता बिल | रेस्तरां रसीद, स्वतंत्र ठेकेदार का इनवॉइस |
उद्देश्य और कार्य
कथन का उद्देश्य ग्राहकों को लेनदेन और शेष राशि के बारे में सूचित करना है। व्यवसाय के लिए, यह बजट बनाने, पिछले बकाया ग्राहक खातों पर नज़र रखने, ऋण का अनुमान लगाने और ग्राहकों को चालान का भुगतान करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए उपयोगी है। इसके अलावा कथन कंपनियों को खाता गतिविधि से जुड़ी जानकारी प्राप्त करने में लगने वाले समय को बचा सकता है।
चालान का प्राथमिक उद्देश्य भुगतान का अनुरोध करना है, क्योंकि यह प्राप्तकर्ता को न चुकाई गई राशि के लिए जिम्मेदार ठहराता है। इसके अतिरिक्त, यह बिक्री आय का सटीक रिकॉर्ड रखता है और इन्वेंट्री, लेखांकन और कर रिकॉर्ड के प्रबंधन में मदद करता है। विवाद या ऑडिट के मामले में चालान बिक्री के कानूनी प्रमाण के रूप में भी काम करता है।
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विवरण
कथन में विवरण की तारीख, शेष राशि, भुगतान और न चुकाया गया भुगतान, पूरी अवधि के दौरान अर्जित शुल्क और अवधि के अंत में अंतिम शेष राशि शामिल होती है। हालाँकि, जारीकर्ता की प्राथमिकता के आधार पर, यह केवल बकाया राशि की सूची भी हो सकती है। चूँकि कथन कई लेन-देन की एक सूची है, इसमें उत्पाद और भुगतान विवरण चालान जितना विस्तृत नहीं है।
चालान में कंपनी का नाम, ट्रेडिंग पता, संपर्क जानकारी, खरीद तिथि, खरीदे गए उत्पाद या सेवा का विवरण, इनवॉइस नंबर, अंतिम योग, भुगतान शर्तें और बैंक विवरण शामिल होता हैं। अन्य तत्व, जैसे छूट या अतिरिक्त निर्देश, पार्टियों के समझौते के आधार पर शामिल किए जा सकते हैं।
समय
कथन नियमित अंतराल पर जारी किया जाता है, जैसे त्रैमासिक, मासिक, द्वैमासिक या ग्राहक के अनुरोध के अनुसार।
चालान आमतौर पर उत्पादों या सेवाओं की सफलतापूर्वक डिलीवरी के बा जारी किया जाता है।
हालाँकि, कुछ व्यवसाय, विशेष रूप से जो सेवा से जुड़े हो जैसे परामर्श फर्म, अग्रिम या आंशिक भुगतान के बदले सेवा अवधि से पहले चालान जारी कर सकते हैं।
कुछ चालान आधिकारिक नहीं भी हो सकते हैं और इनका उपयोग विवरण संप्रेषित करने, प्रारंभिक पुष्टि का अनुरोध करने या कस्टम उद्देश्यों के लिए प्रस्तुत दस्तावेज़ के रूप में किया जाता है, इसे प्रोफार्मा चालान कहा जाता है।
भुगतान की शर्तें
किसी कथन में आमतौर पर भुगतान की शर्तें शामिल नहीं होती हैं क्योंकि वे प्रत्येक लेनदेन के लिए अलग होती हैं और यदि कोई शर्त होती भी है तो पहले से ही इसके संबंधित चालान में शामिल होती हैं।
चालान में भुगतान की शर्तें शामिल होती हैं जो भुगतान प्रक्रिया के समय और प्रक्रिया को तय करती हैं, जिसमें आमतौर पर देय तिथियां, शीघ्र भुगतान के लिए संभावित छूट और देर से भुगतान के लिए अतिरिक्त शुल्क शामिल होता है।
कथन बनाम चालान का उपयोग
आप कथन का उपयोग तब करते हैं जब आप ग्राहकों को उनके खाते के बारे में सूचित करना या याद दिलाना चाहते हैं और चालान का उपयोग तब करते है जब आप भुगतान करने के लिए ग्राहक की ओर से दायित्व बनाना चाहते हैं।
कथन का उपयोग कब करे
कथन का उपयोग ग्राहकों को सूचित करने, अनुरोधों का जवाब देने या रिमाइंडर के रूप में कार्य करने के लिए किया जा सकता है।
कथन का उपयोग करिए जब:
- आपका अपने ग्राहकों के साथ सतत संबंध है और विश्वास बढ़ाने के लिए आप उन्हें उनका खाता इतिहास दिखाना चाहते हैं। यह जानकारी ग्राहकों को उनकी वित्तीय भलाई पर नज़र रखने मैं मदद करती है,जो पारदर्शिता और जवाबदेही दिखाने का एक शक्तिशाली तरीका है। इससे आपकी कंपनी के प्रति उनकी संतुष्टि और निष्ठा में सुधार होता है
- आप अतिदेय राशि के अलावा अन्य विवरण भी रेखांकित करना चाहते हैं जो आपके उद्योग के लिए अद्वितीय हैं, जैसे पुरस्कार, बिक्री कर, मासिक डेटा उपयोग, आदि।
- ग्राहक खाता से जुड़ी जानकारी का अनुरोध करना चाहते हैं।
- आप अपने ग्राहक को नया चालान भेजे बिना बकाया राशि और भुगतान की देय तिथि की याद दिलाना चाहते हैं।
उदाहरण
- एक बैंक ग्राहकों को क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट(कथन) भेज सकता है, जिसमें उनका महीने के आंत की राशि, सभी लेनदेन और स्टेटमेंट अवधि के दौरान किए गए किसी भी शुल्क को प्रदर्शित किया जा सकता है।
- इसी तरह, एक उपयोगिता कंपनी ग्राहकों को उनका मासिक उपयोग और वर्तमान राशी दिखा सकती है।
- स्वास्थ्य सेवा में, विवरण मरीजों को उनके बीमा भुगतान को ट्रैक करने में मदद कर सकते हैं, और ई-कॉमर्स कंपनियां लगातार उपयोगकर्ताओं को ऑर्डर का विवरण, रिफंड/रिटर्न और रिवार्ड बैलन्स के साथ विवरण भेज सकती हैं।
चालान का उपयोग कब करें
चालान का उपयोग आमतौर पर उत्पादों या सेवाओं की आपूर्ति के बाद भुगतान प्राप्त करने के लिए किया जाता है। एक चालान आमतौर पर एक बार की खरीद के लिए पर्याप्त होता है।
चालान का उपयोग तब करें जब:
- आपने कोई विशिष्ट कार्य पूरा कर दिया है या कोई विशिष्ट उत्पाद वितरित कर दिया है और आप अपने ग्राहक से भुगतान प्राप्त करना चाहते हैं।
- आप ग्राहक को प्रदान की गई वस्तुओं या सेवाओं का विस्तृत ब्योरा देना चाहते हैं, जिसमें मात्रा, कीमत, कर, छूट और कुल कीम शामिल हो।
- आप नियम और शर्तें स्पष्ट करना चाहते हैं, जैसे भुगतान आवश्यकता, विलंब शुल्क और संपर्क से जुड़ी जानकारी।
उदाहरण
- मान लें कि आप एक वेब डिज़ाइनर हैं, आपने अभी-अभी एक ग्राहक के लिए वेबसाइट पर काम करना समाप्त किया है, तो आप ग्राहक को आपके द्वारा किए गए काम, शुल्क और भुगतान विवरण, जैसे कि उन्हें आपको कब और कैसे भुगतान करना है, इन सबका विवरण देते हुए चालान जारी कर सकते हैं।
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कथन और चालान का एक साथ उपयोग कब करे:
ऐसा बहुत कम होगा कि आपको दोनों को एक साथ उपयोग करे। लेकिन यह कुछ अवसर है जब आपको दोनों का उपयोग करना चाहिए।
- आप चालू सेवाएँ प्रदान करते हैं और एक ग्राहक के पास कई बकाया चालान हैं।
- आप दोनों दस्तावेज़ों के लाभों को संयोजित करना चाहते हैं और अपने ग्राहक को उनके खाते की स्थिति और भुगतान दायित्वों का व्यापक अवलोकन प्रदान करना चाहते हैं।
- आप समय पर भुगतान पाने की संभावना बढ़ाना चाहते हैं। एक चालान एक अनुरोध के रूप में कार्य करता है और एक विवरण एक अतिरिक्त अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है।
उदाहरण
एक फिटनेस स्टूडियो जो कक्षाएं या व्यक्तिगत कोचिंग प्रदान करता है वह चालान और कथन दोनों का उपयोग कर सकता है। बुक किए गए सत्रों के लिए चालान भेजे जा सकते हैं, और सदस्यता अवधि के समापन पर एक कथन भेजा जा सकता है, जिसमें सभी सत्रों में भाग लेने वाले भुगतान और किसी भी बकाया राशि को प्रदर्शित किया जा सकता है।
निष्कर्ष
किसी व्यवसाय के लिए कथन तथा चालान, दोनों ही महत्वपूर्ण भूमिका निभाते है। इनकी समझ व्यापार की प्रक्रिया को सुलभ बना देती है। कथन जहां ग्राहक को नियमित अंतराल पर भेजा जाता है जिसमें सभी बकाया बिल या राशि का विवरण होता है वहीं चालान जिसे खरीद की प्रक्रिया के बाद भेजा जाता है। चालान औपचारिक दस्तावेज़ है जिसमें बकाया राशि, लेनदेन के बारे में विवरण, प्रति घंटे या यूनिट की लागत और बहुत कुछ बताया जाता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
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आपको चालान का भुगतान करना चाहिए या कथन का?
आपको चालान का भुगतान करना चाहिए। चालान के बाद कथन जारी किया जाता है, इसलिए कथन का भुगतान करने से डुप्लिकेट भुगतान हो सकता है। यह संभव है कि कुछ वस्तुओं का भुगतान पहले ही किया जा चुका हो, लेकिन विक्रेता के पास अभी तक अपडेट नहीं हुआ हो।
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क्या किसी कथन को चालान के रूप में उपयोग करना संभव है?
नहीं, आप किसी प्राप्तकर्ता को बकाया राशि के लिए जिम्मेदार ठहराने के लिए कथन का उपयोग नहीं कर सकते है।
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पहले क्या आता है, चालान या कथन?
चालान पहले भेजा जाता है क्योंकि इसका उद्देश्य किसी लेनदेन के लिए भुगतान का अनुरोध करना है। कथन किसी निश्चित समय पर किसी खाते का सारांश होता है जो आमतौर पर एक निश्चित अंतराल पर भेजा जाता है जैसे मासिक या तिमाही, इसलिए कथन बाद में भेजा जाएगा।
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खरीद चालान का उपयोग कौन करता है?
खरीद चालान एक दस्तावेज है जो आपूर्तिकर्ता या विक्रेता द्वारा खरीदार को खरीद के विवरण के साथ जारी किया जाता है। यह खरीदी गई वस्तुओं या सेवाओं, उनकी मात्रा, कीमत और किसी भी लागू कर या छूट के वित्तीय रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है।
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GST रिटर्न स्टेटमेंट क्या है?
GST रिटर्न एक ऐसा फॉर्म है जिसे वस्तु एवं सेवा कर (GST) कानून के तहत पंजीकृत करदाता को प्रत्येक पंजीकृत GSTआईएन के लिए दाखिल करना होता है। साथ ही, यदि करदाता नियमित रूप से रिटर्न दाखिल करता है तो GSTआईएन की स्थिति सक्रिय होनी चाहिए। आप GST खोज टूल का उपयोग करके इसे सत्यापित कर सकते हैं।
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क्या GST चालान हस्तलिखित हो सकता है?
GST बिल पर GSTIN की आवश्यकता है, तभी यह GST बिल होगा चाहे इसकी प्रकृति कुछ भी हो, यह मुद्रित या हाथ से बना हुआ है। हाथ से बना हुआ लिखित बिल जिस पर GSTआईएन लिखा हो वह भी GST बिल और वैध बिल होगा।
