पर्चेज़ ऑर्डर के लिए सामान्य मानक नियम एवं शर्तें

व्यावसायिक लेन-देन के क्षेत्र में, पर्चेज़ ऑर्डर या पर्चेज़ ऑर्डर एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ के रूप में सामने आता है। यह दस्तावेज़ कई उद्योगों में खरीदारों और विक्रेताओं के बीच समझौते (अग्रीमेंट) के रूप में कार्य करता हैं ।

वर्तमान में हुए औद्योगिक सर्वेक्षण (इंडस्ट्रियल सर्वे) के अनुसार, 80% से अधिक व्यावसायिक विवाद कॉन्ट्रैक्ट संबंधी शर्तों में स्पष्टता की कमी के कारण उत्पन्न होते हैं। जो कंपनियां स्पष्ट रूप से अपनी नीतियों को प्रकट करती हैं और अपने मानक नियमों और शर्तों का पालन करती हैं  वे स्टेकहोल्डर्स के बीच संतुष्टि में 15% की वृद्धि करती हैं। इसके अतिरिक्त, लम्बे चलने वाले लगभग 90% व्यावसायिक रिश्ते अच्छी तरह से तैयार किए गए और अनुकूलनीय पर्चेज़ ऑर्डर मानक नियमों और शर्तों पर निर्भर करते हैं।

इस लेख में हम पर्चेज़ ऑर्डर से जुड़े मुख्य बिंदुओं पर चर्चा करेंगे।

पर्चेज़ ऑर्डर क्या है? 

पर्चेज़ ऑर्डर एक व्यापारिक दस्तावेज़ है जो एक खरीदार द्वारा एक विक्रेता को जारी किया जाता है, जिसमें उत्पादों या सेवाओं के प्रकार, मात्रा और सहमत की गई कीमत की सूचना होती है। यह खरीदार और विक्रेता के बीच एक कानूनी समझौते का कार्य करता है।

पर्चेस ऑर्डर में शामिल मुख्य घटक

खरीदार और विक्रेता की जानकारी: पर्चेस ऑर्डर में पहला हिस्सा, खरीदार और विक्रेता के विवरण को शामिल करता है, जिससे दस्तावेज़ की पहचान स्पष्ट होती है।

पर्चेस ऑर्डर नंबर: पर्चेस ऑर्डर नंबर संदर्भ के रूप में कार्य करता है और खरीदार और विक्रेता के बीच संवाद को ट्रैक करने के लिए एक अद्वितीय पहचानकर प्रदान करता है।

तिथि: पर्चेस ऑर्डर में जारी करने की तिथि, खरीदार और विक्रेता के बीच समझौते की समय-सीमा को दर्शाता है।

डिलीवरी और शिपिंग विवरण: इस अनुभाग में डिलीवरी का पता, शिपिंग विधि, और शिपमेंट के लिए विशेष निर्देशों का वर्णन होता है, जो सही तरह से डिलीवरी सुनिश्चित करने में मदद करता है।

शर्तें और नियम: इसमें दोनों पक्षों के बीच सहमत वारंटी, वापसी नीति, या गुणवत्ता मानक तथा  सहमति की तारीख, और किसी भी छूट या देर से भुगतान के लिए लागू होने वाले किसी भी जुर्माने के भुगतान से संबंधित विशेष शर्तें और नियम होते हैं।

विक्रेता की जिम्मेदारियाँ

वैध GST पंजीकरण: विक्रेता के पास पर्चेज़ ऑर्डर में निर्दिष्ट स्थानों के लिए संबंधित राज्य और केंद्रीय कानूनों के तहत वैध GST पंजीकरण होना चाहिए।

कर वर्गीकरण और दर: विक्रेता और खरीदार दोनों  स्थान (आपूर्ति का स्थान) के आधार पर आपूर्ति के लिए सही वर्गीकरण और लागू GST दर की सटीक पहचान करें।

चालान अनुपालन: विक्रेता GST पंजीकरण नंबर के साथ एक वैध चालान जारी करें, जिसमें GST नियमों के तहत निर्धारित तरीके से एचएसएन कोड, आपूर्ति की जगह और कर राशि जैसे सभी निर्धारित विवरण शामिल हों।

रिटर्न और रिकॉर्ड: कर अनुपालन उद्देश्यों के लिए चालान, पर्चेज़ ऑर्डर और अन्य प्रासंगिक दस्तावेजों के उचित रिकॉर्ड बनाए रखें।

रिवर्स चार्ज मैकेनिज्म: यदि लागू हो तो घरेलू रिवर्स चार्ज मैकेनिज्म का पालन करें, जहां खरीदार GST का भुगतान करने के लिए उत्तरदायी हो जाता है।

क्रेता की जिम्मेदारियाँ

GST रोकना: लागू GST राशि को चालान से रोकें और GST कानूनों के अनुसार उपयुक्त GST राशि राज्य सरकार को जमा करें।

कर रिटर्न और प्रमाणपत्र: रोके गए कर के साक्ष्य के लिए निर्धारित प्रमाणपत्र जारी करें या कानून द्वारा आवश्यक रिटर्न दाखिल करें।

GST इनपुट टैक्स क्रेडिट: पात्रता नियमों के अधीन, विक्रेता को भुगतान किए गए GST पर क्रेता को इनपुट टैक्स क्रेडिट का दावा करना चाहिए।

संचार और अनुपालन: विक्रेता को पीओ (परचेज ऑर्डर) में दिए गए GST से संबंधित विवरण में किसी भी बदलाव या विसंगतियों के बारे में सूचित रखें।

अतिरिक्त शर्तें

विवाद समाधान: निर्दिष्ट करें कि GST गणना या अनुपालन से संबंधित किसी भी विवाद या दावे को कैसे हल किया जाएगा।

गोपनीयता: पार्टियों के बीच आदान-प्रदान की गई GST से संबंधित जानकारी की गोपनीयता बनाए रखें।

शासकीय कानून: किसी भी कानूनी विवाद के मामले में लागू कानूनों और विनियमों को परिभाषित करें।

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पर्चेज़ ऑर्डर में परिवर्तन से सम्बंधित नियम एवं शर्तें

व्यवसाय में निरंतर बदलती परिस्थितियों के कारण कभी -कभी पर्चेज़ ऑर्डर में बदलाव करना पड़ता है। लेकिन इन बदलावों के लिए स्पष्ट प्रक्रिया की कमी के कारण विवाद और तनाव उत्पन्न हो सकते हैं। पर्चेज़ ऑर्डर मानक नियम और शर्तें संशोधन के लिए एक रूपरेखा प्रदान करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं, जिससे व्यापार संबंधों में होने वाले परिवर्तनों को सहजता से संभाला जा सकता है।

पर्चेज़ ऑर्डर में संशोधन करने हेतु स्पष्ट रूप से परिभाषित प्रक्रियाएं निम्नलिखित है:

1. संशोधन प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से रेखांकित करना

प्रस्तुत नियम और शर्तों में संशोधन करने की प्रक्रिया पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका प्रदान की जानी चाहिए। इसमें पर्चेज़ ऑर्डर में संशोधन से सम्बंधित विभिन्न पहलू जैसे की संशोधनों का अनुरोध करने का अधिकार किसके पास है, संशोधन अनुरोध सबमिट करने की प्रक्रिया और इन अनुरोधों के समर्थन करने के लिए आवश्यक दस्तावेज शामिल होना ज़रूरी है।

2. लिखित सहमति का महत्व 

पारदर्शिता सुनिश्चित करने और गलतफहमी से बचने के लिए, पर्चेज़ ऑर्डर की शर्तों में किसी भी संशोधन के लिए आम तौर पर दोनों पक्षों की लिखित सहमति की आवश्यकता होना अनिवार्य होता है। यह निर्णय एकतरफा परिवर्तनों से बचाव करता है और सुनिश्चित करता है कि खरीदार और विक्रेता दोनों मौजूदा समझौते के किसी भी संशोधन के संबंध में सहमत हैं।

3. संचार से सम्बंधित प्रोटोकॉल

सफल संशोधन प्रक्रिया के लिए प्रभावी संचार अत्यंत महत्वपूर्ण है। शर्तें और नियमों में संशोधन की चर्चा, समझौते और पुष्टि के लिए संचार से सम्बंधित प्रोटोकॉल का विस्तार से विवरण होना चाहिए। 

4. रिकॉर्ड रखना

भविष्य के लिए सभी संशोधनों का विस्तृत रिकॉर्ड बनाए रखना आवश्यक होता है। नियम और शर्तों में पर्चेज़ ऑर्डर में किए गए किसी भी बदलाव के लिए दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकताओं की रूपरेखा होनी चाहिए, जिससे दोनों पक्षों को स्पष्ट ऑडिट ट्रेल रखने में मदद मिले।

पर्चेज़ ऑर्डर में समाप्ति से सम्बंधित नियम एवं शर्तें

हालाँकि कोई भी व्यावसायिक संबंध को ख़त्म नहीं करना चाहता, लेकिन अनापेक्षित परिस्थितियों से निपटने के लिए स्पष्ट समाप्ति खंड का होना आवश्यक होता है। यह घटक नियम और शर्तों में उन शर्तों को रेखांकित करता है जिनके तहत कोई भी पक्ष समझौते को समाप्त कर सकता है।

1. समाप्ति की शर्तें

समाप्ति की गारंटी देने वाली शर्तों को स्पष्ट रूप से रेखांकित करना बहुत आवश्यक होता है। इन शर्तों में अनुबंध का उल्लंघन, गुणवत्ता मानकों को पूरा करने में विफलता, या व्यावसायिक परिदृश्य में परिवर्तन शामिल हो सकते हैं। समाप्ति के लिए विशिष्ट शर्तें होने से यह सुनिश्चित होता है कि दोनों पक्ष उन परिस्थितियों को समझते हैं जिनके तहत व्यावसायिक संबंध की समाप्ति का कदम उठाया जा सकता है।

2. नोटिस अवधि

खरीददारी के नियमों और शर्तों में नोटिस अवधि बहुत महत्वपूर्ण होती है। नियम और शर्तों में नोटिस अवधि शामिल करने से दूसरे पक्ष को प्रतिक्रिया देने, मुद्दों को सुधारने या समाप्ति के परिणामों के लिए तैयार होने के लिए पर्याप्त समय मिलता है। नोटिस की अवधि उचित होनी चाहिए और इसमें शामिल उत्पादों या सेवाओं की प्रकृति पर विचार करना चाहिए।

3. समाप्ति के परिणाम

नियम और शर्तों में समाप्ति के परिणामों सहित किसी भी तरह के वित्तीय प्रभाव या जुर्माने को स्पष्ट रूप से रेखांकित किया जाना चाहिए। इसमें पहले से किए गए कार्य के लिए मुआवजा, अग्रिम भुगतान की वापसी, या कोई अन्य उपयुक्त खंड शामिल हो सकते हैं जो समाप्ति की स्थिति में दोनों पक्षों के हितों की रक्षा करते हैं।

4. विवाद समाधान से सम्बंधित तकनीकें

समाप्ति से उत्पन्न होने वाले विवाद की स्थिति में, नियम और शर्तों में उन विवादों को हल करने के लिए प्रक्रियाओं का विवरण शामिल होना चाहिए। इसमें विवाद सुलझाने के लिए समाधान या अन्य विकल्प शामिल हो सकते है, जिससे लंबे और महंगे कानूनी प्रक्रियाओं से बचा जा सके।

सामान्य गलतियां और उनसे कैसे बचें

पर्चेज़ ऑर्डर मे होने वाली कुछ सामान्य गलतियाँ और उनसे बचने के उपाय  निम्नलिखित है:

अस्पष्ट या संदिग्ध भाषा

पर्चेज़ ऑर्डर की शर्तों में अस्पष्ट भाषा का उपयोग गलतफहमी, विवाद और संभावित कानूनी जटिलताओं को जन्म दे सकता है।

बचाव की रणनीति:

• नियम और शर्तों में सटीक और स्पष्ट शब्दों का प्रयोग करें।
• उन शब्दों को परिभाषित करें जो पार्टियों के बीच सहमति सुनिश्चित करने के लिए व्याख्या के अधीन हो सकते हैं।
• भाषा की स्पष्टता सुनिश्चित करने के लिए कानूनी समीक्षा (लीगल रिव्यु) की मांग करें।

स्थानीय कानूनों और विनियमों को अनदेखा करना

यदि पर्चेस ऑर्डर शर्तें स्थानीय कानून और विनियमों के साथ मेल नहीं खाती हो तो अनुपालन संबंधी समस्याएं और कानूनी जटिलताएं उत्पन्न हो सकती हैं।

बचाव की रणनीति:

• एक गहन समीक्षा (रिव्यु) करें ताकि यह सुनिश्चित हो कि शर्तें स्थानीय, राष्ट्रीय और अंतर्राष्ट्रीय नियमों का अनुपालन करती हैं।
• संभावित अनुपालन समस्याओं की पहचान करने और उनका समाधान करने के लिए कानूनी सलाह लें।
• नियमों में बदलावों के बारे में सूचित रहें और उनके अनुसार शर्तों को अपडेट करें।

संशोधनों को अनदेखा करना

संशोधनों से निपटने के लिए पर्याप्त प्रावधान न होना व्यापारिक संबंधों में भ्रम, विवाद, और अव्यवस्था का कारण बन सकता है।

बचाव की रणनीति:

• पर्चेज़ ऑर्डर में संशोधन करने के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया लागू करें।
• नियम एवं शर्तों में संशोधन प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से रेखांकित करें।
• संशोधनों की चर्चा, परामर्श, और पुष्टि के लिए संवाद प्रोटोकॉल स्थापित करें।

अपर्याप्त समाप्ति खंड

खराब परिभाषित समाप्ति खंड के परिणामस्वरूप विवाद, वित्तीय नुकसान और लंबी कानूनी कठिनाइयां पैदा हो सकती है।

बचाव की रणनीति:

• उन शर्तों को स्पष्ट रूप से रेखांकित करें जिनके तहत कोई भी पक्ष समझौते को समाप्त कर सकता है।
• तैयारी और प्रतिक्रिया की अनुमति देने के लिए नोटिस अवधि शामिल करें।
• समाप्ति के परिणाम सहित किसी भी प्रकार का वित्तीय प्रभाव विशिष्ट करें।

विशिष्ट गुणवत्ता मानकों का अभाव

शर्तों में गुणवत्ता मानकों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने में असफलता के कारण उत्पाद या सेवा की गुणवत्ता पर विवाद हो सकता है।

बचाव की रणनीति:

• शर्तों में उत्पादों या सेवाओं के लिए गुणवत्ता मानकों को स्पष्ट रूप से उल्लेखित करें।
• गुणवत्ता मानकों का पालन सुनिश्चित करने के लिए निरीक्षण प्रक्रियाएं और मानदंड शामिल करें।
• गुणवत्ता संबंधी चिंताओं को सक्रिय रूप से संबोधित करने के लिए (सप्लायर)के साथ खुले संचार को बढ़ावा दें।

पर्चेज़ ऑर्डर मानक नियम और शर्तों को लागू करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

पर्चेस ऑर्डर मानक शर्तें और नियमों को कुशलता से लागू करना, स्पष्ट और कानूनी ठोस व्यापार लेन-देन स्थापित करने के लिए महत्वपूर्ण है। निम्नलिखित सर्वोत्तम प्रथाएँ लागू प्रक्रिया का मार्गदर्शन करती है:

• कानूनी समीक्षा (लीगल रिव्यु)

किसी भी नियम और शर्तों को अंतिम रूप देने से पहले, कानूनी पेशेवरों द्वारा उनकी समीक्षा करना समझदारी है। यह सुनिश्चित करता है कि भाषा न केवल स्पष्ट है बल्कि कानूनी रूप से भी ठीक है, जिससे दोनों पक्षों को आवश्यक सुरक्षा मिलती है।

• नियमित अपडेट

नियमित रूप से शर्तों की समीक्षा और उन्हें अपडेट करना अनिवार्य होता है ताकि वे व्यापार परिदृश्य में हुए परिवर्तनों के साथ मेल खाएं।

• खुला संचार

खरीदार और विक्रेता के बीच स्पष्ट और खुले संवाद को प्रोत्साहित करना आवश्यक होता है, जिससे समस्याओं, संशोधनों, या अनापेक्षित समस्याओं का शीघ्र समाधान हो सके।

• कर्मचारी ट्रेनिंग

खरीद प्रक्रिया में शामिल व्यक्तियों को पर्चेज़ ऑर्डर को नियंत्रित करने वाले नियमों और शर्तों से अच्छी तरह वाकिफ होना अनिवार्य है। उन्हें अनुपालन सुनिश्चित करने और गलतफहमी से बचने के लिए समझौते की बारीकियों पर उपयुक्त ट्रेनिंग दें।

• उद्योग मानकों पर विचार

व्यावसायिक क्षेत्र से संबंधित किसी भी विशिष्ट आवश्यकताओं या विनियमों को ध्यान में रखते हुए, शर्तों को उद्योग-विशिष्ट मानकों और प्रथाओं के साथ मेल करना एक महत्वपूर्ण कदम होता है।

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निष्कर्ष

इस लेख से यह सुनिश्चित होता है कि पर्चेज़ ऑर्डर मानक नियमों और शर्तों का उचित और सकारात्मक प्रबंधन कितना महत्वपूर्ण है। ये स्टैंडर्ड शर्तें न केवल व्यापारिक संबंधों को स्पष्टता और कानूनी सुरक्षा प्रदान करती हैं, बल्कि सही तरीके से प्रयोग किए जाने पर व्यापारिक संबंधों को सशक्त बनाए रखने में भी मदद करती हैं।इस लेख में विस्तृत जानकारियां व्यापारिक प्रक्रियाओं को सुरक्षित और उच्च गुणवत्ता वाला बनाने में मदद करेगी और संभावित विवादों से बचने में भी  सहायक होंगी।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

•  परचेज ऑर्डर के सामान्य नियम और शर्तें क्या हैं?

विक्रेता निर्धारित समय से पहले शिपमेंट नहीं करेगा या आंशिक शिपमेंट नहीं करेगा जब तक कि क्रेता द्वारा मौखिक अथवा लिखित रूप में सहमति न दी गई हो। इस पर्चेज़ ऑर्डर पर निर्दिष्ट स्थान पर माल की डिलीवरी तक विक्रेता द्वारा हानि का जोखिम बरकरार रखा जाएगा। शेड्यूल के अनुसार डिलीवरी इस खरीद ऑर्डर की एक प्रमुख शर्त है।

• क्रय आदेश के 4 प्रकार क्या हैं?

क्रय आदेश के चार प्रकार हैं:

• मानक पर्चेज़ ऑर्डर (पीओ)
• नियोजित पर्चेज़ ऑर्डर (पीपीओ)
• कंबल पर्चेज़ ऑर्डर (बीपीओ) (जिसे “स्थायी आदेश” भी कहा जाता है)
• अनुबंध पर्चेज़ ऑर्डर (सीपीओ)

• व्यावसायिक दृष्टि से पीओ क्या है?

पर्चेज़ ऑर्डर (पीओ) एक कानूनी दस्तावेज है जो खरीदार द्वारा अपने आपूर्तिकर्ता को भेजा जाता है। यह विक्रेता से विशिष्ट उत्पादों और/या सेवाओं के लिए भुगतान करने की उनकी प्रतिबद्धता को दर्शाता है, और भुगतान के लिए शर्तें स्थापित करता है। एक पीओ विक्रेता को खरीदार की जरूरतों के बारे में बताता है, और लेनदेन के लिए उनकी अपेक्षाओं को स्थापित करता है।

Moulik Jain

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