प्रभावशाली MIS रिपोर्ट के साथ दक्षता बढ़ाएँ

हमारे ब्लॉग में आपका स्वागत है, जहां हम प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) रिपोर्ट और संगठनात्मक दक्षता पर उनके परिवर्तनकारी प्रभाव के दायरे में आते हैं। इस डिजिटल युग में डेटा निर्णय लेने की आधारशिला है। और कुशल MIS रिपोर्ट महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है।

आइये हम MIS रिपोर्टों के अर्थ और महत्व का पता लगाते हैं । यह जानने की कोशिश करते हैं कि वे उत्पादकता कैसे बढ़ाते हैं।सही जानकारी के साथ निर्णय लेकर एक सुव्यवस्थित ,संगठनात्मक परिदृश्य तैयार करते हैं।

आधुनिक व्यवसाय की जटिलताओं से निपटने में प्रभावशाली MIS रिपोर्ट की शक्ति की खोज करें, जो सफलता और रणनीतिक विकास का मार्ग प्रशस्त करने वाली अंतर्दृष्टि प्रदान करती है। आइए डेटा-संचालित दक्षता की वास्तविक क्षमता का अध्ययन SWकरने की यात्रा शुरू करें।

MIS रिपोर्ट को समझना

MIS रिपोर्ट क्या हैं?

MIS (प्रबंधन सूचना प्रणाली) रिपोर्ट प्रबंधकीय निर्णय लेने में सहायता के लिए किसी संगठन के डेटा से उत्पन्न सुव्यवस्थित दस्तावेज़ हैं। ये रिपोर्टें विभिन्न स्रोतों से प्रासंगिक जानकारी संकलित और प्रस्तुत करती हैं, जो व्यवसाय के विभिन्न पहलुओं में अंतर्दृष्टि प्रदान करती हैं।

MIS रिपोर्ट वित्तीय, परिचालन और रणनीतिक डेटा को कवर करती है, जो संगठनात्मक प्रदर्शन का एक स्नैपशॉट प्रदान करती है। वे प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों पर नज़र रखने, प्रभावी संचार की सुविधा प्रदान करने और किसी संगठन के भीतर सही निर्णय लेने की प्रक्रियाओं का समर्थन करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

MIS रिपोर्ट के प्रमुख घटक

MIS रिपोर्ट के प्रमुख घटक निम्नलिखित हैं:

• कार्यकारी सारांश: यह खंड रिपोर्ट के मुख्य बिंदुओं और निष्कर्षों का संक्षिप्त अवलोकन प्रदान करता है।

• डेटा और विश्लेषण: रिपोर्ट के मुख्य भाग में एकत्रित डेटा का विस्तृत विश्लेषण शामिल होता है। इसमें संगठन के लक्ष्यों और उद्देश्यों के आधार पर वित्तीय डेटा, बिक्री डेटा, मार्केटिंग डेटा, संचालन डेटा और मानव संसाधन डेटा शामिल हो सकते हैं।

• दृश्य प्रतिनिधित्व: MIS रिपोर्ट में जानकारी चार्ट, ग्राफ़ और तालिकाओं जैसे डेटा के रूप में भी होती है ताकि प्रबंधकों को प्रस्तुत जानकारी को बेहतर ढंग से समझने में मदद मिल सके।

• अनुकूलन: MIS रिपोर्ट को संगठन के भीतर प्रबंधन के विभिन्न स्तरों, जैसे शीर्ष स्तर के अधिकारियों और विभाग प्रबंधकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।

• आवृत्ति: MIS रिपोर्ट नियमित आधार पर तैयार की जा सकती है, जैसे दैनिक, साप्ताहिक या मासिक, या उन्हें विशिष्ट आवश्यकताओं या अनुरोधों के जवाब के अनुरूप तैयार किया जा सकता है।

MIS रिपोर्ट के प्रकार

विभिन्न प्रकार की MIS रिपोर्टें होती हैं जिन्हें संगठन की आवश्यकताओं के आधार पर तैयार किया जा सकता है। यहां MIS रिपोर्ट के प्रकारों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

1. सारांश रिपोर्ट: ये रिपोर्ट आम तौर पर शीर्ष-स्तरीय प्रबंधन के लिए तैयार होती हैं जो जो मुख्य बिंदुओं और निष्कर्षों का अवलोकन प्रदान करती हैं।

2. परिचालन रिपोर्ट: ये रिपोर्ट दैनिक, साप्ताहिक या मासिक परिचालन गतिविधियों को कवर करती हैं, जैसे उत्पादन आँकड़े और बिक्री डेटा।

3. वित्तीय रिपोर्ट: ये रिपोर्ट संगठन के बारे में वित्तीय जानकारी प्रदान करती हैं, जैसे बैलेंस शीट, लाभ और हानि विवरण और नकदी प्रवाह विवरण।

4. रुझान रिपोर्ट: ये रिपोर्ट रुझानों और पैटर्न की पहचान करने के लिए समय-समय पर डेटा का विश्लेषण करती हैं।

5. अपवाद रिपोर्ट: ये रिपोर्ट उन क्षेत्रों को उजागर करती हैं जहां प्रदर्शन अपेक्षाओं के अनुरूप नहीं है या जहां स्थापित मानदंडों का पालन पूरी तरह से नहीं होता।

6. ऑन-डिमांड रिपोर्ट: ये रिपोर्ट विशिष्ट आवश्यकताओं या अनुरोधों के जवाब में तैयार की जाती हैं।

7. चतुर्थांश रिपोर्ट: ये रिपोर्ट आइटम-वार उच्च-निम्न लाभप्रदता-लोकप्रियता संयोजन पर आधारित हैं

कुशल MIS रिपोर्ट के लाभ

कुशल प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) रिपोर्ट संगठनों के लिए कई लाभ प्रदान करती है:

1. समुचित जानकारी के साथ निर्णय लेना: यह रणनीतिक निर्णय लेने के लिए समय पर और सटीक जानकारी प्रदान करता है, योजना और संसाधन आवंटन में अधिकारियों की सहायता करता है।

2. प्रदर्शन निगरानी: संगठनों को प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (केपीआई) को ट्रैक करने और परिचालन रणनीतियों की सफलता का मूल्यांकन करने की अनुमति देता है।

3. लागत में कमी: अक्षमता के क्षेत्रों की पहचान करता है, संगठनों को प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने और अनावश्यक लागत को कम करने में सक्षम बनाता है।

4. उन्नत उत्पादकता: डेटा पहुंच और विश्लेषण को सुव्यवस्थित करके कर्मचारियों के लिए समय बचाता है और उत्पादकता को बढ़ावा देता है।

5. बेहतर संचार: डेटा को आकर्षक और समझने योग्य प्रारूप में प्रस्तुत करके स्पष्ट और संक्षिप्त संचार की सुविधा प्रदान करता है।

6. रणनीतिक योजना: बाजार के रुझान, ग्राहक व्यवहार और उद्योग बेंचमार्क में अंतर्दृष्टि प्रदान करके दीर्घकालिक योजना का समर्थन करता है।

7. जोखिम प्रबंधन: सक्रिय जोखिम प्रबंधन रणनीतियों की अनुमति देकर संभावित जोखिमों और मुद्दों को जल्दी पहचानने में मदद करता है।

8. ग्राहक संतुष्टि: संगठनों को ग्राहक की प्राथमिकताओं और व्यवहार को समझने में सक्षम बनाता है, जिससे ग्राहक की संतुष्टि में सुधार होता है।

9. नियामक अनुपालन: सटीक और नवीनतम जानकारी प्रदान करके उद्योग के नियमों और मानकों का अनुपालन सुनिश्चित करने में सहायता करता है।

10. लचीलापन और अनुकूलनशीलता: लचीले रिपोर्टिंग सिस्टम के कारण संगठनों को बदलती व्यावसायिक आवश्यकताओं और प्राथमिकताओं के अनुरूप रिपोर्ट को संशोधित करने की अनुमति मिलती है।

11. कुशल संसाधन आवंटन: यह उन क्षेत्रों को उजागर करके संसाधनों के कुशल आवंटन का मार्गदर्शन करता है जिन पर ध्यान देने या निवेश की आवश्यकता होती है।

12. बढ़ी हुई जवाबदेही:यह संगठनात्मक प्रदर्शन का एक पारदर्शी दृष्टिकोण प्रदान करता है जो कर्मचारियों के बीच जवाबदेही के चलन को बढ़ावा देता है।

13. त्वरित समस्या समाधान: समस्याओं की तुरंत पहचान करता है, समस्या के त्वरित समाधान की अनुमति देता है और संभावित नकारात्मक प्रभावों को कम करता है।

14. निरंतर सुधार: प्रक्रियाओं और रणनीतियों में सुधार लाने के लिए डेटा-संचालित अंतर्दृष्टि प्रदान करके निरंतर सुधार की संस्कृति का समर्थन करता है।

15. प्रतिस्पर्धी लाभ: कुशल MIS रिपोर्टिंग वाले संगठन गतिशील कारोबारी माहौल में सूचित और रणनीतिक निर्णय लेकर प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त हासिल करते हैं।

एक मजबूत MIS रिपोर्टिंग फ्रेमवर्क का निर्माण

यहां एक मजबूत MIS रिपोर्टिंग ढांचे के निर्माण के लिए एक व्यापक मार्गदर्शिका दी गई है जो प्रभावशाली और कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि सुनिश्चित करती है:

1. अपने लक्ष्य और उद्देश्य परिभाषित करें

• उन विशिष्ट प्रश्नों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करें जिनका उत्तर आप अपनी MIS रिपोर्ट से चाहते हैं।
• इन प्रश्नों को अपने संपूर्ण व्यावसायिक उद्देश्यों और रणनीतिक प्राथमिकताओं के साथ रेखांकित करें।
• प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) की पहचान करें जो इन लक्ष्यों की दिशा में प्रगति को मापेंगे।

2. डेटा स्रोतों की पहचान करें

• निर्धारित करें कि आपके संगठन के भीतर आवश्यक डेटा कहाँ रहता है।
• इसमें डेटाबेस, स्प्रेडशीट, सीआरएम सिस्टम, ईआरपी सिस्टम या बाहरी स्रोत शामिल हो सकते हैं।
• संपूर्ण सफाई और सत्यापन प्रक्रियाओं के माध्यम से डेटा की गुणवत्ता और अखंडता सुनिश्चित करें।

3. डेटा संग्रहण प्रक्रियाएँ स्थापित करें

• डेटा कैसे एकत्र, संग्रहीत और एक्सेस किया जाएगा, इसके लिए स्पष्ट दिशानिर्देश विकसित करें।
• निरंतरता और सटीकता सुनिश्चित करने के लिए मानकीकृत प्रक्रियाएं लागू करें।
• संवेदनशील जानकारी की सुरक्षा के लिए डेटा सुरक्षा और गोपनीयता संबंधी चिंताओं का समाधान करें।

4. डिज़ाइन रिपोर्ट टेम्पलेट

• मानकीकृत(स्टैंडर्डाइज्ड) रिपोर्ट टेम्पलेट बनाएं जो विभिन्न हितधारकों की सूचना आवश्यकताओं के अनुरूप हों।
• कार्यकारी सारांश, मुख्य निष्कर्ष, विज़ुअलाइज़ेशन जैसे आवश्यक तत्व शामिल करें।
• तकनीकी शब्दजाल से बचते हुए स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का प्रयोग करें।

5. रिपोर्टिंग उपकरण लागू करें

• रिपोर्ट निर्माण और वितरण को स्वचालित करने के लिए ऐसे उपयुक्त सॉफ़्टवेयर टूल का चयन करें जो रिपोर्ट निर्माण और वितरण को अच्छी तरह से स्वचालित (ऑटोमेट) कर पाए।
• उपयोग में आसानी, स्केलेबिलिटी, मौजूदा सिस्टम के साथ एकीकरण और लागत जैसे कारकों पर विचार करें।
• पहुंच और सहयोग लाभों के लिए क्लाउड-आधारित समाधानों का मूल्यांकन करें।

6. उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षित और सशक्त बनाना

• यह सुनिश्चित करने के लिए व्यापक प्रशिक्षण प्रदान करें कि उपयोगकर्ता MIS रिपोर्ट को प्रभावी ढंग से बना सकें, उन तक पहुंच सकें और उनकी व्याख्या कर सकें।
• रिपोर्ट निर्माण और वितरण के लिए स्पष्ट भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ स्थापित करें।
• पूरे संगठन में डेटा-संचालित निर्णय लेने की संस्कृति को बढ़ावा देना।

7. फीडबैक लूप स्थापित करें

• रिपोर्ट की गुणवत्ता और उपयोगिता पर उपयोगकर्ताओं से प्रतिक्रिया एकत्र करें।
• यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह प्रासंगिक और प्रभावशाली बना रहे, रिपोर्टिंग ढांचे का लगातार मूल्यांकन और परिशोधन करें।
• व्यावसायिक आवश्यकताओं और लक्ष्यों के विकसित होने पर रूपरेखा को अपनाएँ।

उन्नत दक्षता के लिए प्रौद्योगिकी का लाभ उठाना

आज के डेटा-संचालित परिदृश्य में, दक्षता बढ़ाने और अंतर्दृष्टि के एक नए स्तर को अनलॉक करने के लिए प्रौद्योगिकी का लाभ उठाना एक आवश्यकता बन गई है। आइए देखें कि तकनीक आपके MIS गेम को कैसे बदल सकती है:

1. स्वचालन

रिपोर्ट निर्माण, डेटा प्राप्त करने और वितरण को सुव्यवस्थित करने के लिए स्वचालन उपकरण का उपयोग करें। कल्पना कीजिए कि ताज़ा बेक की गई कुकीज़ की तरह रिपोर्ट सामने आ रही हैं, जिससे गहन विश्लेषण और रणनीतिक सोच के लिए आपका कीमती समय और ऊर्जा बच रही है।

2. वास्तविक समय डेटा

विलंबित डेटा को अलविदा कहें। वास्तविक समय के डैशबोर्ड और विज़ुअलाइज़ेशन प्लेटफ़ॉर्म को अपनाएं जो आपके व्यवसाय की नब्ज पर आपकी उंगली रखते हैं। नवीनतम रुझानों के आधार पर सूचित निर्णय लें।महत्वपूर्ण घटनाओं पर तुरंत प्रतिक्रिया दें, और समझदारी के साथ बाजार में बदलाव को नेविगेट करें।

3. क्लाउड-आधारित सहयोग

दूरी अब बाधा नहीं रही. क्लाउड-आधारित रिपोर्टिंग प्लेटफ़ॉर्म आपकी टीम को कहीं से भी, कभी भी रिपोर्ट तक पहुंचने, विश्लेषण करने और सहयोग करने के लिए सशक्त बनाता है। साझा किए गए डेटा से प्रेरित एक वैश्विक विचार-मंथन सत्र की कल्पना करें, जो सीमाओं से परे अंतर्दृष्टि और नवाचार को बढ़ावा दे।

4. एआई और मशीन लर्निंग

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस और मशीन लर्निंग को अपना डेटा जासूस बनने दें। छिपे हुए पैटर्न को उजागर करने, भविष्य के रुझानों की भविष्यवाणी करने और उन विसंगतियों की पहचान करने के लिए अपनी शक्ति का लाभ उठाएं जो मानव आंखों से बच सकती हैं। संचालन को अनुकूलित करने और आगे बढ़ने के लिए ये अंतर्दृष्टि आपका गुप्त हथियार बन सकती हैं।

5. इंटरैक्टिव डैशबोर्ड

स्थिर रिपोर्टों को इंटरैक्टिव खेल के मैदानों में बदलें! ड्रिल-डाउन क्षमताओं, सुविधानुसार  फ़िल्टर और सहज ज्ञान युक्त इंटरफ़ेस वाले गतिशील डैशबोर्ड की मदद से सबसे अधिक डेटा-विपरीत उपयोगकर्ता को भी संलग्न कर सकते हैं। देखें कि डेटा कैसे जीवंत होता है, जिज्ञासा जगाता है और समझ के गहरे स्तर तक ले जाता है।

6. पूर्वानुमानित विश्लेषण

केवल अतीत के बारे में रिपोर्ट न करें, भविष्य की भविष्यवाणी करें! संभावित परिदृश्यों में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने, जोखिमों का आकलन करने और डेटा-संचालित पूर्वानुमानों के आधार पर सूचित निर्णय लेने के लिए पूर्वानुमानित विश्लेषण टूल का उपयोग करें। एक अनुभवी खोजकर्ता के आत्मविश्वास के साथ अनिश्चितता से पार पाने की कल्पना करें, जो खेल में हमेशा एक कदम आगे रहता है।

बोनस टिप: नई तकनीकों को लागू करते समय डेटा सुरक्षा और गोपनीयता पर विचार करना न भूलें। सुनिश्चित करें कि आपके चुने हुए उपकरण प्रासंगिक नियमों का अनुपालन करते हैं और संवेदनशील जानकारी की सुरक्षा करते हैं।

रिपोर्ट वितरण प्रक्रिया का अनुकूलन

MIS रिपोर्ट में रिपोर्ट वितरण प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए यहां प्रमुख रणनीतियां दी गई हैं, जिससे यह सुनिश्चित किया जा सके कि अंतर्दृष्टि सही समय पर और सबसे प्रभावी प्रारूप में सही लोगों तक पहुंचे:

1. अपने दर्शकों के अनुरूप ढलें

• खंड उपयोगकर्ता: विभिन्न आवश्यकताओं वाले अलग-अलग समूहों की पहचान करें, जैसे अधिकारी, प्रबंधक और विश्लेषक।
• सामग्री को अनुकूलित करें: ऐसी रिपोर्ट तैयार करें जिसमें प्रत्येक समूह की विशिष्ट सूचनाएं,आवश्यकताएं और निर्णय लेने की जिम्मेदारियों का विवरण हो।
• अनुकूल भाषा: ऐसी भाषा का उपयोग करें जो प्रत्येक दर्शक की तकनीकी विशेषज्ञता के स्तर और व्यावसायिक अवधारणाओं से परिचित हो।

2. सही डिलीवरी के तरीके चुनें

• ईमेल: नियमित रिपोर्ट या व्यक्तिगत प्राप्तकर्ताओं के लिए सुविधाजनक साधन।
• डैशबोर्ड: वास्तविक समय डेटा एक्सेस और इंटरैक्टिव अन्वेषण के लिए आदर्श।
• प्रस्तुतियाँ: प्रमुख निष्कर्षों को उजागर करने और हितधारकों को चर्चा में शामिल करने के लिए प्रभावी।
• मुद्रित रिपोर्ट: औपचारिक दस्तावेज़ीकरण या ऑफ़लाइन समीक्षा के लिए उपयुक्त।
• सहयोग मंच: रिपोर्ट के इर्द-गिर्द चर्चा और ज्ञान साझा करने को बढ़ावा देना।

3. वितरण अनुसूची लागू करें

• नियमितता स्थापित करें: निर्णय लेने के चक्रों और व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप रिपोर्ट वितरण के लिए एक स्पष्ट कार्यक्रम निर्धारित करें।
• स्वचालित वितरण: रिपोर्ट निर्माण और वितरण को स्वचालित करने, समय बचाने और निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए टूल का उपयोग करें।
• ऑन-डिमांड एक्सेस की पेशकश करें: उपयोगकर्ताओं को जरूरत पड़ने पर रिपोर्ट तक पहुंचने के लिए सशक्त बनाएं, स्वयं-सेवा को बढ़ावा दें और मैन्युअल वितरण पर निर्भरता कम करें।

4. जुड़ाव और फीडबैक को ट्रैक करें

• ओपन और रीड दरों की निगरानी करें: रिपोर्ट की प्रासंगिकता और प्रभावशीलता का आकलन करने के लिए सहभागिता को मापें।
• फीडबैक एकत्र करें: सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने और उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप रिपोर्ट तैयार करने के लिए उपयोगकर्ताओं से सक्रिय रूप से फीडबैक मांगें।
• फीडबैक शामिल करें: उपयोगकर्ता इनपुट के आधार पर रिपोर्ट को लगातार अपग्रेड करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि वे मूल्यवान और कार्रवाई योग्य बनी रहें।

5. पहुंच और उपयोगिता को प्राथमिकता दें

• स्पष्ट नेविगेशन: आसान सूचना पुनर्प्राप्ति के लिए सहज ज्ञान युक्त नेविगेशन और स्पष्ट संरचना के साथ रिपोर्ट डिज़ाइन करें।
• दृश्य सारांश: सम्मोहक विज़ुअलाइज़ेशन और कार्यकारी सारांश का उपयोग करके प्रमुख बिंदुओं और रुझानों पर जोर दें।
• खोज कार्यक्षमता: उपयोगकर्ताओं को रिपोर्ट के भीतर विशिष्ट जानकारी का तुरंत पता लगाने में सक्षम करें।
• अभिगम्यता सुविधाएँ: सुनिश्चित करें कि रिपोर्टें विकलांग व्यक्तियों के लिए भी सुलभ हों।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

• MIS रिपोर्ट क्या है?

एक MIS रिपोर्ट, जो प्रबंधन सूचना प्रणाली रिपोर्ट के लिए है, एक महत्वपूर्ण उपकरण के रूप में कार्य करती है जो किसी संगठन के प्रदर्शन का व्यापक अवलोकन प्रदान करती है। MIS रिपोर्ट में बिक्री, राजस्व, बाजार के रुझान और चुनौतियों जैसे प्रमुख कारकों का गहन विश्लेषण शामिल है।

• MIS का मतलब क्या है?

प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) लोगों, प्रौद्योगिकी, संगठनों और उनके बीच संबंधों का अध्ययन है। MIS पेशेवर कंपनियों को कर्मियों, उपकरणों और व्यावसायिक प्रक्रियाओं में निवेश से अधिकतम लाभ प्राप्त करने में मदद करते हैं।

• उदाहरण सहित MIS रिपोर्ट के 4 प्रकार क्या हैं?

MIS के प्रकारों में सारांश रिपोर्ट, इन्वेंट्री रिपोर्ट, नकदी प्रवाह विवरण और पूर्वानुमानित डेटा रिपोर्ट शामिल हैं। वे आवश्यक जानकारी के अनुसार भिन्न होते हैं। एक उदाहरण यह होगा कि किसी कंपनी को अपनी बिक्री टीम के प्रदर्शन को ट्रैक करने की आवश्यकता होगी।

• एमआईएस रिपोर्ट कौन बनाता है?

एमआईएस रिपोर्ट बनाने में आमतौर पर पूरी एक टीम का प्रयास शामिल होता है। डेटा विश्लेषक डेटा इकट्ठा करके और तैयार करके आधार तैयार करते हैं। व्यवसाय विश्लेषक उपयोगकर्ता की ज़रूरतों को अंतर्दृष्टि में अनुवादित करते हैं, जबकि डिज़ाइनर रिपोर्ट की दृश्य भाषा तैयार करते हैं। आईटी विशेषज्ञ डेटा सुरक्षा और पहुंच सुनिश्चित करते हैं, और विषय वस्तु विशेषज्ञ अपना विशिष्ट ज्ञान देते हैं। अंततः, एक समर्पित एमआईएस टीम अक्सर प्रक्रिया का नेतृत्व करती है और अधिकतम प्रभाव के लिए अन्य विभागों के साथ मिलकर काम करती है।

Moulik Jain

I am a seasoned marketer specializing in Tax, Finance, and MSMEs. I bring a wealth of hands-on experience to demystify complex subjects, providing insightful guidance for entrepreneurs and finance enthusiasts alike.

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