GST खरीद चालान किसी व्यवसाय द्वारा भेजे गए सामान या प्रदान की गई सेवाओं की एक सूची है जिसमे साथ ही भुगतान के लिए देय राशि भी शामिल होती है।
भारत में, व्यवसायों के लिए GST खरीद चालान बनाना महत्वपूर्ण है। यह एक विशेष रसीद की तरह है जो कर नियमों का पालन करने में मदद करता है। आप इसे कर लाभ प्राप्त करने के और कानून का पालन करने के लिए रोडमैप के रूम मे देख सकते है। हम देखेंगे कि GST खरीद चालान में किन विवरणों की आवश्यकता है और यह महत्वपूर्ण क्यों है। एक अच्छा GST खरीद चालान बनाना यह सुनिश्चित करता है कि व्यापार सुचारू रूप से चलाता रहे और आपको कर बचाने में मदद मिलती रहे।
इस लेख में हम GST खरीद चालान के बनाने की प्रक्रिया के साथ उससे जुड़े महत्वपूर्ण पहलुओं और अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों पर चर्चा करेंगे।
GST चालान किसे जारी करना चाहिए?
यदि आपका एक GST पंजीकृत व्यवसाय हैं, तो आपको अपने ग्राहकों को वस्तुओं और/या सेवाओं की बिक्री के लिए GST चालान प्रदान करने की आवश्यकता होती है।
और GST पंजीकृत विक्रेता आपको GST-अनुरूप खरीद चालान प्रदान करेंगे।
GST चालान जारी करने के लिए निम्नलिखित कानूनी आवश्यकताएं हैं:
GST चालान जारी करने के लिए, व्यापारी का संबंधित राज्य या केंद्र शासित प्रदेश में पंजीकृत होना आवश्यक है।
GST चालान जारी करने के लिए, व्यापारी का एक वैध GST आईएन नंबर होना आवश्यक है। GST आईएन नंबर एक 15-अंकीय संख्या है जो व्यापारी को GST अधिनियम के तहत पंजीकृत होने पर प्राप्त होता है।
GST खरीद चालान में कौन से अनिवार्य फ़ील्ड होने चाहिए?
टैक्स इनवॉइस आम तौर पर टैक्स वसूलने और इनपुट टैक्स क्रेडिट को पास करने के लिए जारी किया जाता है। एक GST चालान में निम्नलिखित अनिवार्य फ़ील्ड होनी चाहिए-
- चालान संख्या और तारीख
- ग्राहक का नाम
- शिपिंग और बिलिंग पता
- ग्राहक और करदाता का GSTआईएन (यदि पंजीकृत हो)
- आपूर्ति का स्थान
- एचएसएन कोड/एसएसी कोड
- वस्तु का विवरण अर्थात विवरण, मात्रा (संख्या), इकाई (मीटर, किग्रा आदि), कुल मूल्य
- कर योग्य मूल्य और छूट
- करों की दर और राशि यानी सीGST/एसGST/आईGST
- क्या GST रिवर्स चार्ज के आधार पर देय है
- आपूर्तिकर्ता के हस्ताक्षर
यदि प्राप्तकर्ता पंजीकृत नहीं है और मूल्य 50,000 रुपये से अधिक है तो चालान में शामिल होना चाहिए:
- प्राप्तकर्ता का नाम और पता
- डिलीवरी का पता,
- राज्य का नाम और राज्य कोड
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GST चालान बनाने के कई तरीके हैं जीनमें शामिल है:
टैली ईआरपी 9 का प्रयोग करके GST खरीद चालान बनाना
टैली ईआरपी 9 में GST चालान बनाने की प्रक्रिया में कई स्टेप(स्टेप) शामिल हैं। टैली ईआरपी 9 एक व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर है जो GST से जुड़े चालान बनाने की प्रक्रिया को सरल बनाता है। यहां स्टेप-दर-स्टेप मार्गदर्शिका दी गई है:
स्टेप 1: टैली में GST सेट करें
- टैली ईआरपी 9 खोलें और उस कंपनी का चयन करें जिसके लिए आप GST चालान बनाना चाहते हैं।
- “गेटवे ऑफ़ टैली” पर जाएँ।
- “F11: फीचर्स” चुनें।
- “वैधानिक और कराधान” के तहत, “GST” विकल्प को सक्षम करें और GSTआईएन, राज्य और पंजीकरण प्रकार जैसे आवश्यक GST विवरण प्रदान करें।
स्टेप 2: GST चालान सक्षम करें
- “गेटवे ऑफ़ टैली” पर वापस जाएँ।
- “अकाउंटिंग वाउचर” चुनें।
- F8 दबाकर सुनिश्चित करें कि वाउचर एंट्री मोड “इनवॉइस” पर सेट है।
स्टेप 3: एक GST चालान बनाएं
- F8 दबाकर वाउचर का प्रकार चुनें। इस मामले में, बिक्री चालान बनाने के लिए “बिक्री” का चयन करें।
- आवश्यक विवरण भरें:
- पार्टी का खाता नाम: सूची से ग्राहक का चयन करें या एक नया खाता बनाएं।
- चालान की तारीख: चालान की तारीख दर्ज करें।
- बिक्री बहीखाता: वह बिक्री बहीखाता चुनें जिसे उपयुक्त GST विवरण के साथ कॉन्फ़िगर किया गया है।
- स्टॉक आइटम: बेची जा रही वस्तुओं का विवरण दर्ज करें, जिसमें मात्रा, दर और GST दर शामिल है।
- कर विश्लेषण: टैली स्वचालित रूप से कॉन्फ़िगर दरों के आधार पर GST राशि की गणना करेगा।
स्टेप 4: अतिरिक्त जानकारी शामिल करें
- कोई भी अतिरिक्त विवरण जैसे शिपिंग जानकारी, भुगतान शर्तें और संदर्भ विवरण जोड़ें।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी विवरण सटीक हैं, चालान सारांश सत्यापित करें।
स्टेप 5: चालान प्रिंट करें या सहेजें
- एक बार सभी विवरण दर्ज करने के बाद, आप या तो चालान प्रिंट कर सकते हैं या इसे पीडीएफ के रूप में सहेज सकते हैं।
- प्रिंट करने के लिए, Alt + P दबाएँ, उपयुक्त प्रिंटर चुनें, और इनवॉइस प्रिंट करें।
- पीडीएफ के रूप में सहेजने के लिए, Alt + E (ईमेल) चुनें, “पीडीएफ के रूप में” चुनें और इसे वांछित स्थान पर सहेजें।
स्टेप 6: चालान रिकॉर्ड करें
- प्रिंट या सेव करने के बाद टैली आपको इनवॉइस रिकॉर्ड करने के लिए कहेगा। लेन-देन रिकॉर्ड करने की पुष्टि करें.
स्टेप 7: रिपोर्ट देखें
- आप “गेटवे ऑफ टैली” पर जाकर “डिस्प्ले” चुनकर GST से संबंधित रिपोर्ट देख सकते हैं। GSTR-1, GSTR-2 और GSTR-3 जैसी विभिन्न रिपोर्टें आपके GST लेनदेन का सारांश प्रदान कर सकती हैं।
यह एक बुनियादी मार्गदर्शिका है, और आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे टैली ईआरपी 9 के संस्करण के आधार पर विशिष्ट स्टेप भिन्न हो सकते हैं। सॉफ़्टवेयर के अपने संस्करण से संबंधित किसी भी विशिष्ट प्रश्न के लिए हमेशा टैली दस्तावेज़ देखें या टैली समर्थन से सहायता लें।
ज़ोहो बुक्स का प्रयोग करके GST खरीद चालान बनाना
ज़ोहो बुक्स एक क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर है जो GST चालान, व्यय ट्रैकिंग और वित्तीय रिपोर्टिंग को सरल बनाता है। इसे आप विंडो प्लेस्टोर से अपने लैपटॉप या पर्सनल कंप्युटर में डाउनलोड कर सकते है।
यहाँ कुछ स्टेप्स दिए जा रहे है जिनका प्रयोग करके आप GST खरीद चालान बना सकते है:
स्टेप 1: अपने ज़ोहो बुक्स खाते में लॉग इन करें
सबसे पहले आपको अपने ज़ोहो बुक्स खाते में लॉग इन करना होगा। यदि आपने पहले से कोई खाता नहीं बनाया है, तो आप ज़ोहो बुक्स वेबसाइट पर जाकर पंजीकरण प्रक्रिया का पालन करके आसानी से खाता बना सकते हैं।
स्टेप 2: “खरीदारी” मॉड्यूल पर जाएँ
एक बार लॉग इन करने के बाद, मुख्य डैशबोर्ड में “खरीद” मॉड्यूल ढूंढें और क्लिक करें। यह वह अनुभाग है जहां आप अपनी सभी खरीद गतिविधियों का प्रबंधन करते हैं।
स्टेप 3: विक्रेता जानकारी जोड़ें
GST खरीद चालान बनाने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके पास ज़ोहो बुक्स में विक्रेता की सटीक जानकारी संग्रहीत है। “विक्रेताओं” पर क्लिक करें और आवश्यकतानुसार विक्रेता विवरण जोड़ें या संपादित करें। यह कदम आपके व्यावसायिक लेनदेन के लिए एक व्यापक डेटाबेस बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है।
स्टेप 4: एक नया खरीद चालान बनाएं
विक्रेता की जानकारी अपडेट करने के बाद, “खरीद” मॉड्यूल पर वापस जाएं और नया खरीद चालान बनाने के लिए “नया” पर क्लिक करें। ज़ोहो बुक्स आपको अपनी सूची से विक्रेता का चयन करने के लिए विकल्प प्रदान करेगा। यहाँ से आप लेन-देन के लिए संबंधित विक्रेता चुन सकते हैं।
स्टेप 5: इनपुट खरीद विवरण
अपने खरीद चालान के लिए आवश्यक विवरण भरें। आसान ट्रैकिंग के लिए खरीदारी की तारीख, नियत तारीख और एक संदर्भ संख्या शामिल करें। आपके द्वारा खरीदी गई वस्तुओं या सेवाओं, उनकी मात्रा, इकाई मूल्य और लागू कर दरों को निर्दिष्ट करें।
स्टेप 6: GST लागू करें
ज़ोहो बुक्स आपको अपने खरीद चालान पर आसानी से GST लागू करने की अनुमति देता है। आपके द्वारा खरीदी गई वस्तुओं या सेवाओं के लिए उचित GST दरों का चयन करें। सॉफ्टवेयर प्रदान की गई जानकारी के आधार पर स्वचालित रूप से GST राशि की गणना करेगा।
स्टेप 7: सहेजें और समीक्षा करें
एक बार सभी विवरण दर्ज करने के बाद, खरीद चालान सहेजें। सटीकता सुनिश्चित करने के लिए जानकारी की समीक्षा करने के लिए कुछ समय निकालें। ज़ोहो बुक्स एक उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफ़ेस प्रदान करता है, जिससे दस्तावेज़ को अंतिम रूप देने से पहले किसी भी त्रुटि को पहचानना और ठीक करना आसान हो जाता है।
स्टेप 8: खरीद चालान साझा करें
विवरण की समीक्षा और पुष्टि करने के बाद, आप सीधे ज़ोहो बुक्स से खरीद चालान साझा कर सकते हैं। सॉफ़्टवेयर आपको त्वरित संचार और दस्तावेज़ीकरण सुनिश्चित करते हुए, ईमेल के माध्यम से विक्रेता को चालान भेजने की अनुमति देता है।
इनके अलावा भी कई सारे सॉफ्टवेयर और ऑनलाइन पलटफॉर्म है जिनका इस्तेमाल करके GST खरीद चालान बनाया जा सकता है।
ऑनलाइन खरीद चालान बनाने के लिए प्लेटफार्म
वेव: वेव एक निःशुल्क ऑनलाइन इनवॉइसिंग प्लेटफ़ॉर्म है जो व्यवसायों को GST-अनुरूप चालान बनाने, भुगतान ट्रैक करने और रसीदों का प्रबंधन करने में सक्षम बनाता है।
इनवॉइसली: इनवॉइसली एक क्लाउड-आधारित इनवॉइसिंग समाधान है जो GST इनवॉइसिंग का समर्थन करता है और व्यय ट्रैकिंग और समय बिलिंग जैसी सुविधाएं प्रदान करता है।
स्लीक बिल: स्लीक बिल एक चालान सॉफ्टवेयर है जो GST-अनुपालक चालान के लिए टेम्पलेट प्रदान करता है, जिससे व्यवसायों के लिए सटीक चालान बनाना आसान हो जाता है।
सरकारी पोर्टल (GSTएन)
व्यवसाय सीधे GST चालान ऑनलाइन बनाने और जमा करने के लिए सरकार द्वारा प्रदान किए गए GSTN (वस्तु एवं सेवा कर नेटवर्क) पोर्टल का उपयोग कर सकते हैं।
अनुकूलित एक्सेल टेम्पलेट्स:
कई व्यवसाय GST चालान के लिए तैयार किए गए एक्सेल टेम्पलेट का उपयोग करते हैं। इन टेम्प्लेट में सटीक GST गणना के लिए पूर्वनिर्धारित सूत्र शामिल होते हैं।
किसी टूल का चयन करने से पहले, व्यवसायों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि यह उनके क्षेत्र में विशिष्ट GST नियमों का अनुपालन करता है और उनकी चालान आवश्यकताओं को पूरा करता है। कर कानूनों में किसी भी बदलाव से अपडेट रहना भी आवश्यक है जो चालान प्रक्रिया को प्रभावित कर सकता है।
GST खरीद चालान बनाते समय होने वाली सामान्य गलतियाँ
अपने व्यवसाय के लिए GST खरीद चालान बनाते समय, अनुपालन सुनिश्चित करने और सुचारू वित्तीय संचालन बनाए रखने के लिए सामान्य गलतियों से बचना महत्वपूर्ण है। सबसे सामान्य त्रुटि ग़लत या अनुपलब्ध जानकारी है। सुनिश्चित करें कि सभी अनिवार्य फ़ील्ड, जैसे विक्रेता विवरण, चालान संख्या और GSTआईएन, सही ढंग से भरे गए हैं। गलत GST दरों का उपयोग करना एक और नुकसान है; गलत अनुमानों को रोकने के लिए लागू दरों के बारे में अपने ज्ञान को नियमित रूप से अपडेट करते रहे।
कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन न करना एक महत्वपूर्ण जोखिम पैदा करता है। उचित चालान प्रारूप या आवश्यक विवरण जैसे आवश्यक तत्वों को शामिल करने में विफलता के कारण जुर्माना लग सकता है। समय पर चालान जारी करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि विलंबित चालान के वजह से दोनों पक्षों के लिए जटिलताएँ उत्पन्न हो सकती हैं।
एक और गलती जिसे टाला जाना चाहिए वह है अपर्याप्त रिकॉर्ड-रख-रखाव। ऑडिट की सुविधा और पारदर्शिता बनाए रखने के लिए सभी चालानों का सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखें। इसके अतिरिक्त, इनपुट टैक्स क्रेडिट अवसरों की अनदेखी से वित्तीय नुकसान हो सकता है; पात्र क्रेडिट की पहचान करने और दावा करने में पूरी सावधानी बरतें।
अंत में, GST खरीद चालान के लिए एक सावधानीपूर्वक दृष्टिकोण आपके व्यवसाय के लिए आवश्यक है। इन सामान्य गलतियों से बचकर, आप न केवल अनुपालन सुनिश्चित करते हैं बल्कि लेनदेन की प्रक्रिया को सुचारु रूप से चलाने में भी योगदान करते हैं, जिससे आपकी वित्तीय प्रक्रियाओं में विश्वास और दक्षता को बढ़ावा मिलता है।
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निष्कर्ष
संक्षेप में, GST खरीद चालान बनाना कर अनुपालन को नेविगेट करने वाले व्यवसायों के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है। विवरण पर ध्यान देना, कानूनी आवश्यकताओं का पालन और GST दरों के बारे में जागरूकता महत्वपूर्ण है। चालान उपकरण का कुशल उपयोग सटीकता और पारदर्शिता को बढ़ाता है। ये चालान केवल दस्तावेज़ीकरण, विश्वास को बढ़ावा देने, वित्तीय स्वास्थ्य सुनिश्चित करने और एक कुशल कराधान प्रणाली में योगदान देने से कहीं ज्यादा महत्वपूर्ण हैं। टेक्नॉलजी को अपनाना और सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करना वस्तु एवं सेवा कर के गतिशील परिदृश्य में व्यावसायिकता और अनुपालन के प्रति प्रतिबद्धता को दर्शाता है।
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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
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चालान के लिए GST नियम क्या है?
सीGST नियम, 2017 के नियम 46 के तहत विवरण, मात्रा और मूल्य और ऐसे अन्य निर्धारित विवरण चालान में शामिल होने चाहिए। यदि आपूर्ति का मूल्य 200 रुपये से कम है तो चालान या आपूर्ति का बिल जारी करने की आवश्यकता नहीं है।
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क्या मैं GST के बिना चालान जारी कर सकता हूँ?
एक अपंजीकृत व्यक्ति बिना किसी GST नंबर के चालान जारी कर सकता है। यदि अपंजीकृत व्यक्ति पंजीकृत व्यक्ति से खरीदारी कर रहा है तो आपूर्तिकर्ताओं के चालान में शामिल GST घटक खरीद व्यय का हिस्सा बन जाएगा।
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GST का भुगतान कौन करता है? खरीददार या विक्रेता।
उत्पाद खरीदने या सेवा का लाभ उठाने के समय खरीदारों या उपभोक्ताओं द्वारा GST का भुगतान किया जाता है।
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क्या चालान पर स्टाम्प आवश्यक है?
एक बार GST चालान तैयार हो जाने के बाद, उस पर आपूर्तिकर्ता द्वारा हस्ताक्षर या मुहर लगाई जानी चाहिए। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि GST चालान वैध है और कर राशि के संबंध में किसी भी विवाद के मामले में इसे सबूत के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।
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मुझे कैसे पता चलेगा कि मेरा GST चालान वैध है?
व्यक्ति आधिकारिक GST पोर्टल पर जाकर GSTआईएन (वस्तु एवं सेवा कर पहचान संख्या) को सत्यापित करके GST चालान की प्रामाणिकता की जांच कर सकते हैं।
