Microsoft Excel अपनी उपयोग में आसानी और बहुमुखी प्रतिभा के कारण दुनिया भर में व्यक्तियों, व्यवसायों और शिक्षकों के लिए एक प्रमुख उपकरण बन गया है। जबकि अन्य सॉफ़्टवेयर विकल्प उपलब्ध हो सकते हैं जिनमें समान सुविधाएँ होती हैं, Excel अभी भी कई उपयोगकर्ताओं के लिए शीर्ष विकल्प बना हुआ है।
व्यक्तियों के बीच व्यापक उपयोग के अलावा, Excel को विभिन्न उद्योगों में कंपनियों द्वारा भी व्यापक रूप से अपनाया गया है। Statista के आंकड़ों से पता चलता है कि अकेले संयुक्त राज्य अमेरिका में 731,000 से अधिक कंपनियां लेखांकन उद्देश्यों के लिए Excel का उपयोग करती हैं। इसके अलावा, PayPal, Deloitte, और U.S. Bank जैसी कई बड़ी कंपनियों ने अपने वित्तीय संचालन में Excel को शामिल किया है।
अब जब हम Excel की लोकप्रियता के कुछ कारणों को समझ गए हैं, तो आइए Excel में एक इनवॉइस बनाने पर आगे बढ़ते हैं।
Windows पर एक Excel टेम्पलेट से इनवॉइस कैसे बनाएं?
यदि आप अपने Windows PC पर Excel का उपयोग करके कस्टमाइज़्ड इनवॉइस टेम्पलेट डिज़ाइन करना चाहते हैं, तो प्रभावी ढंग से इनवॉइस बनाने के लिए Excel प्रोग्राम के माध्यम से सीखने के लिए सात आसान चरणों को पढ़ते रहें।
इस गाइड के अंत तक, आपने पेशेवर इनवॉइस को तेजी से और कुशलतापूर्वक तैयार करने में मूल्यवान अंतर्दृष्टि और हाथों का अनुभव प्राप्त किया होगा।
इसके अलावा, यदि कोई इनवॉइस टेम्पलेट आपके व्यवसाय की शैली से मेल नहीं खाता है – तो आप हमेशा अपना स्वयं का इनवॉइस टेम्पलेट बना सकते हैं।
चलो शुरू करते हैं!
Step 1:
Excel में एक खाली वर्कबुक खोलें इनवॉइस बनाना चाहते हैं? Excel में एक ताज़ा वर्कबुक या खाली टेम्पलेट खोलना इनवॉइस बनाने का पहला कदम है।
जब Excel पॉप अप होता है, तो प्रोग्राम की मुख्य विंडो पर जाएं और “File” टैब, फिर “New” चुनें।
जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है, आप Microsoft द्वारा उपलब्ध किसी भी Excel इनवॉइस टेम्पलेट को चुन सकते हैं। आप सर्च बार में किसी विशिष्ट टेम्पलेट का नाम (यदि आप पहले से जानते हैं) टाइप कर सकते हैं। यदि आप अपना स्वयं का टेम्पलेट बनाना चाहते हैं तो एक खाली स्प्रेडशीट से शुरू करें।
Step 2:
अपनी कंपनी का विवरण और ब्रांडिंग दर्ज करें चरण 1 पूरा करने के बाद, आपका इनवॉइस टेम्पलेट आपके व्यावसायिक डेटा और ब्रांडिंग के लिए अनुकूलित करने के लिए तैयार है।
स्क्रीन के शीर्ष पर “File,” “Home,” “Insert,” “Design,” “Formulas,” और इसी तरह के विकल्पों के साथ एक मेनू बार होना चाहिए।
अपने इनवॉइस में बिजनेस लोगो और चित्र जोड़ने के लिए, “Insert” टैब पर क्लिक करें और वर्तमान इनवॉइस टेम्पलेट में चित्र, लोगो और नए टेक्स्ट फ़ील्ड ड्रॉप करें।
अपने इनवॉइस हेडर को कस्टमाइज़ करना न भूलें। एक उचित इनवॉइस तिथि, व्यावसायिक संपर्क विवरण, ग्राहक के संपर्क विवरण और अन्य आवश्यक इनवॉइस विवरण प्रदान करें।
Step 3:
उत्पाद/सेवा का विवरण जोड़ें अपने व्यवसाय और उसके ब्रांड का परिचय देने के बाद, यह आपके व्यापार इनवॉइस या सेवा इनवॉइस में आपके द्वारा प्रदान किए गए वस्तुओं और सेवाओं का विवरण देने का समय है। आइटम सारांश, संख्या, प्रति यूनिट मूल्य, और कुल लाइनों को कॉलम A से D में कक्षों का चयन करके देखा जा सकता है।
इन चार अनुभागों को पूरा करने के बाद, अगले रो में जाने के लिए “Enter” पर क्लिक करें, जहां आप एक और लाइन आइटम जोड़ सकते हैं। यदि आपने कोई सामग्री बेची है तो यूनिट मूल्य जोड़ना न भूलें।
ऊपर दी गई छवि में एक आइटम सूचीबद्ध सूची दिखती है। यदि आप उत्पाद व्यापार के व्यवसाय में हैं तो यह आपके लिए एक पसंदीदा टेम्पलेट है। जिसमें आप हमेशा अपने व्यावसायिक संपर्क जानकारी को ठीक कर सकते हैं।
Step 4:
कर और उप-योग की गणना करें Excel की अंतर्निर्मित सुविधाएं इनवॉइस के लिए कर की गणना करना और उप-योग प्रदान करना सरल बनाती हैं। पहले, कॉलम A से D में जानकारी पूरा करने के बाद दो नए कॉलम (E और F) बनाएं।
कॉलम E में राशियों को जोड़ने के लिए, Excel के SUM फ़ंक्शन और प्रत्येक कक्ष संदर्भ के आगे एक अपोस्ट्रॉफ (‘) के साथ पंक्ति 5 से शुरू करें, जैसे: ‘=’A5′-A6’. यदि आप चाहते हैं कि कक्ष A5 से C5 की राशि E5 में दिखाई दे, तो आप =SUM(A5) दर्ज करेंगे।
कॉलम E में प्रत्येक कक्ष के लिए इस फ़ॉर्मूला का उपयोग करें। फिर, कॉलम F में, कॉलम D से कीमतों को कॉलम E की मानों के साथ गुणा करें (‘=F5E5’). उदाहरण के लिए, यदि आप फ़ॉर्मूला =B5E5 को F5 में दर्ज करना चाहते हैं, तो B5*E5 को पूरे फ़ॉर्मूला से बदलें।
फिर से, इस फ़ॉर्मूला का उपयोग कॉलम F में प्रत्येक प्रविष्टि के लिए किया जाना चाहिए। उप-योग को बिना कर के प्राप्त करने के लिए, कुल को कॉलम F से E से घटाकर: =SUM(F5)-SUM(E5). फ़ॉर्मूला को G5 में दर्ज करें, फिर इसे कॉलम G के बाकी हिस्से में चिपकाएं। कुल के कर भाग को इस गणना में शामिल किया गया है।
करों में व्यापार कर, वैट या जीएसटी हो सकते हैं।
Step 5:
छूट लागू करें और अंतिम राशियों को समाप्त करें Excel टेम्पलेट्स में उप-योग की गणना करने के बाद छूट लागू करना सरल है। किसी भी राशि को आपके ग्राहक द्वारा प्रदान किए गए किसी भी मूल्य के आधार पर या तो कॉलम E या F में समायोजित करें।
Step 6:
इनवॉइस पूर्वावलोकन उत्पन्न करें अब आपके पास सब कुछ सेट हो गया है – आपके तैयार इनवॉइस का पूर्वावलोकन करने का समय है। आप तालिका को अपनी इच्छानुसार फ़ॉर्मेट कर सकते हैं, जिसमें बॉर्डर्स और शेडिंग शामिल हैं।
Step 7:
इनवॉइस सहेजें और भेजें अंत में, अपने इनवॉइस को एक प्रासंगिक फ़ाइलनाम के साथ सहेजें।
अपने इनवॉइस को सहेजना: “File” चुनें और फिर “Save As” पर क्लिक करें। एक स्थान चुनें जहां आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं। अपने इनवॉइस को एक सार्थक नाम दें जिसमें तारीख, ग्राहक का नाम और इनवॉइस संख्या शामिल हो।
अपने इनवॉइस के लिए फ़ाइल प्रारूप चुनें, जैसे कि PDF फ़ाइल, DOCX, या XPS। अपने इनवॉइस को भेजना: अपने इनवॉइस को सहेजने के बाद, प्रदान की गई सेवाओं से संबंधित सहायक दस्तावेज़ या फ़ाइलें संलग्न करने पर विचार करें।
अपने पूर्ण इनवॉइस को डिजिटल रूप से ईमेल या अन्य तरीकों से साझा करने के लिए “File” > “Share” चुनें। (आपकी बिलिंग तिथि और भेजने की तिथि अलग हो सकती है) वैकल्पिक रूप से, यदि आपको एक भौतिक प्रति भेजने की आवश्यकता है, तो इनवॉइस की एक हार्ड कॉपी उत्पन्न करने के लिए “Print” चुनें।
प्रिंटर को कुछ भी भेजने से पहले टाइपो के लिए एक अंतिम जांच करें। एक बार प्रिंट हो जाने पर, इनवॉइस और किसी भी साथ आने वाले कागजी कार्रवाई को पैकेज करें और इसे ग्राहक को डाक मेल या कूरियर सेवा के माध्यम से भेजें। अपने इनवॉइस का एक रिकॉर्ड रखें, भविष्य के संदर्भ और लेखांकन उद्देश्यों के लिए डिजिटल और भौतिक दोनों प्रतियों को।
सारांश
Microsoft Excel एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग व्यवसायों द्वारा विश्वभर में प्रतिदिन किया जाता है। और इसकी कई अन्य कार्यक्षमताओं के अतिरिक्त, Excel आपके व्यवसाय के लिए इनवॉइस बनाने का एक शानदार तरीका हो सकता है।
चाहे आप मौजूदा इनवॉइस टेम्पलेट्स का उपयोग करें या अपना स्वयं का Excel इनवॉइस टेम्पलेट बनाएं, स्प्रेडशीट की इन-बिल्ट कार्यक्षमता आपके इनवॉइसिंग प्रक्रिया को व्यवस्थित करने में अमूल्य हो सकती है।
यदि आप प्रभावी बिलिंग और तेजी से भुगतान प्राप्त करने के लिए शक्तिशाली इनवॉइस टेम्पलेट्स की तलाश में हैं, तो CaptainBiz बिलिंग सॉफ़्टवेयर आपकी मदद के लिए यहां है। हमारे पूर्ण चयन के इनवॉइस टेम्पलेट्स को ब्राउज़ करें और शुरुआत करें।
आप हमारे मुफ्त इनवॉइस जेनरेटर के साथ अपने व्यवसाय की पूरी क्षमता को भी अनलॉक कर सकते हैं। यह फ्रीलांसरों और छोटे व्यवसायों के लिए इनवॉइसिंग प्रक्रिया को आसानी से ऊंचाई देने के लिए बिल्कुल सही है।
Also Read: How to Calculate GST in an Excel Sheet: Step-by-Step Guide
FAQs
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क्या इनवॉइस बनाने के लिए Word या Excel बेहतर है?
यह व्यक्तिगत पसंद और व्यवसाय की विशेष जरूरतों पर निर्भर करता है। Word उपयोगकर्ता-अनुकूल है और सरल लेआउट प्रदान करता है, जबकि Excel जटिल इनवॉइसिंग आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त है, क्योंकि यह फार्मूलों को बनाने और स्वचालित रूप से कुल योग की गणना करने जैसी अधिक कार्यक्षमता प्रदान करता है।
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क्या मैं अपना स्वयं का इनवॉइस टेम्पलेट बना सकता हूँ?
बिल्कुल! यदि आपको ऑनलाइन उपलब्ध इनवॉइस टेम्पलेट्स में से कुछ पसंद नहीं आता है, तो आप आसानी से अपना खुद का टेम्पलेट बना सकते हैं। Excel में एक खाली टेम्पलेट बनाएं और उसमें अपनी कंपनी की जानकारी जोड़ें। बाकी डेटा (ग्राहक की जानकारी, इनवॉइस नंबर, तारीख, परियोजना और मूल्य विवरण, आदि) जोड़ने के लिए स्थान छोड़ें, और इसे भविष्य के उपयोग के लिए एक संपादन योग्य .xlxs फ़ाइल के रूप में सहेजें। अधिक विस्तृत स्पष्टीकरण और मुफ्त टेम्पलेट्स के लिए, हमारे गाइड “भुगतान के लिए इनवॉइस कैसे लिखें” देखें।
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सबसे अच्छा मुफ्त इनवॉइस टेम्पलेट क्या है?
ऑनलाइन कई बेहतरीन मुफ्त इनवॉइस टेम्पलेट्स उपलब्ध हैं, जिनमें से कुछ Microsoft Office सूट में शामिल हैं। यदि वे आपकी आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं, तो CaptainBiz बिलिंग सॉफ़्टवेयर विभिन्न उद्योगों और अनुप्रयोगों के लिए मुफ्त इनवॉइस टेम्पलेट्स की एक पूरी श्रृंखला प्रदान करता है। हमारे मुफ्त इनवॉइस टेम्पलेट चयन के लिए यहां क्लिक करें।
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इनवॉइस के लिए सबसे अच्छा प्रारूप क्या है?
अपने उपयोग के लिए (अर्थात, एक टेम्पलेट) इनवॉइस सहेजते समय, एक संपादन योग्य प्रारूप जैसे .doc/.docx (Word के लिए) या .xlxs (Excel के लिए) का उपयोग करना सबसे अच्छा है। इससे आप अपने इनवॉइस में आसानी से जोड़ और समायोजन कर सकते हैं। जब इनवॉइस को अपने ग्राहक को भेजने का समय आता है, तो आप नहीं चाहते कि दस्तावेज़ को संपादित किया जाए, इसलिए .pdf फ़ाइल प्रारूप का उपयोग करना सबसे अच्छा है। एक .pdf इनवॉइस बनाने के लिए, हमारे गाइड “PDF इनवॉइस कैसे बनाएं” का पालन करें।
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इनवॉइस बनाने के लिए सबसे अच्छा प्रोग्राम क्या है?
इनवॉइस बनाने के लिए सबसे अच्छा प्रोग्राम Microsoft Excel, Microsoft Word, CaptainBiz बिलिंग सॉफ़्टवेयर और अन्य हैं। CaptainBiz बिलिंग सॉफ़्टवेयर कई सुविधाएँ प्रदान करता है जिसमें इनवॉइस टेम्पलेट्स, इनवॉइसिंग और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण शामिल है।
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कैसे मैं सुनिश्चित कर सकता हूँ कि मेरे इनवॉइस समय पर भुगतान किए जाएं?
समय पर भुगतान सुनिश्चित करने के लिए, अपने इनवॉइस में स्पष्ट भुगतान शर्तें शामिल करें, जैसे कि देय तिथि और स्वीकृत भुगतान विधियाँ। इनवॉइस को तुरंत भेजें और स्वचालित भुगतान रिमाइंडर सेट करें। भुगतान ट्रैक करने और रिमाइंडर भेजने वाले ऑनलाइन बिलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग भी बहुत प्रभावी हो सकता है।
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इनवॉइस में क्या जानकारी शामिल होनी चाहिए?
एक इनवॉइस में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए: आपकी कंपनी का नाम और संपर्क विवरण, ग्राहक का नाम और संपर्क विवरण, एक अद्वितीय इनवॉइस नंबर, जारी करने की तिथि, प्रदान किए गए माल या सेवाओं की विस्तृत सूची, कुल देय राशि, भुगतान शर्तें, और कोई भी लागू कर। अपने कंपनी के लोगो को जोड़ना भी इसे पेशेवर लुक दे सकता है।
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देर से भुगतान को कैसे संभालें?
देर से भुगतान को संभालने के लिए, जैसे ही भुगतान देर हो जाए, एक दोस्ताना रिमाइंडर भेजें। अगर कोई प्रतिक्रिया नहीं मिलती, तो अधिक औपचारिक रिमाइंडर भेजें। आप अपनी शर्तों और नियमों में एक लेट फी नीति भी शामिल कर सकते हैं ताकि समय पर भुगतान करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सके। लगातार देर से भुगतान के मामलों में, संग्रह एजेंसी से संपर्क करने या कानूनी कार्रवाई करने पर विचार करें।
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क्या मैं इनवॉइस इलेक्ट्रॉनिकली भेज सकता हूँ?
हाँ, इनवॉइस इलेक्ट्रॉनिकली भेजना एक सामान्य और कुशल अभ्यास है। आप इनवॉइस को PDF अटैचमेंट के रूप में ईमेल कर सकते हैं या ऑनलाइन इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके उन्हें सीधे अपने ग्राहकों को भेज सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइसिंग समय बचाती है, कागज के उपयोग को कम करती है, और त्वरित भुगतान प्रोसेसिंग की अनुमति देती है।
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रिकरिंग इनवॉइस क्या हैं और मैं उन्हें कैसे सेट कर सकता हूँ?
रिकरिंग इनवॉइस उन ग्राहकों के लिए उपयोग किए जाते हैं जो नियमित रूप से एक ही माल या सेवाएं प्राप्त करते हैं, जैसे मासिक सदस्यता या चल रही सेवाएं। उन्हें सेट करने के लिए, रिकारिंग बिलिंग को समर्थन देने वाले बिलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। रिकारिंग सेवा के विवरण, बिलिंग आवृत्ति, और भुगतान शर्तों को इनपुट करें। फिर सॉफ़्टवेयर निर्दिष्ट अंतराल पर स्वचालित रूप से इनवॉइस उत्पन्न करेगा और भेजेगा।
