परिचय
जगभरातील कंपन्यांसाठी अचूक आर्थिक नोंदी ठेवण्यासाठी कर पावत्या छापणे हा एक आवश्यक भाग आहे. कर कायद्यांचे पालन राखण्यासाठी आणि व्यवहाराचा पुरावा देण्यासाठी कर पावत्या आवश्यक आहेत. लहान, कौटुंबिक व्यवसायांपासून ते मोठ्या आंतरराष्ट्रीय समूहापर्यंत सर्व आकार आणि आकारांच्या संस्थांना अद्ययावत कर चलन तयार करणे आणि ठेवणे आवश्यक आहे.
तंत्रज्ञान आणि व्यवसाय प्रक्रियेतील बदलांमुळे कर चलन छपाईच्या पद्धती कालांतराने बदलल्या आहेत. हस्तलिखित चलनांची जुनी पद्धत नवीन डिजिटल पद्धतींनी बदलली आहे, प्रत्येकाचे स्वतःचे फायदे आणि काही तोटे आहेत.
इन्व्हॉइस प्रिंटिंगचा अर्थ काय आहे?
थोडक्यात, इनव्हॉइस प्रिंट करणे ही हार्ड कॉपी किंवा इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइस तयार करण्याची प्रक्रिया आहे जी खरेदीदार आणि पुरवठादार यांच्यातील व्यवहाराचे दस्तऐवजीकरण करते. या दस्तऐवजात अनेकदा विक्री केलेली उत्पादने किंवा सेवा, त्यांच्या किंमती, एकूण देय रक्कम आणि खरेदीदार आणि विक्रेत्याबद्दल तपशील असतात. व्यवसायांनी विक्रीचा मागोवा ठेवण्यासाठी, ग्राहकांकडून पेमेंट गोळा करण्यासाठी आणि कर आणि लेखा हेतूंसाठी रेकॉर्ड ठेवण्यासाठी पावत्या तयार केल्या पाहिजेत. हे डिजिटल पद्धतीने तयार केले जाऊ शकते आणि ग्राहकांना ईमेलद्वारे किंवा अन्य डिजिटल पद्धतीने पाठवले जाऊ शकते किंवा प्रिंटर वापरून ते कागदावर मुद्रित केले जाऊ शकते.
चलन मुद्रित करण्याच्या विविध पद्धती
बीजक अनेक प्रकारे मुद्रित केले जाऊ शकते आणि कोणते वापरले जाते हे कंपनीच्या विशिष्ट आवश्यकता आणि प्राधान्यांवर अवलंबून असते. बीजक मुद्रित करण्यासाठी खालील काही लोकप्रिय पद्धती आहेत:
पारंपारिक कागदी पावत्या
हस्तलिखित पावत्या: कागदावर हाताने पावत्या लिहिणे हा सर्वात सोपा आणि पारंपारिक मार्ग आहे. इनव्हॉइसेसची मागणी कमी असलेल्या छोट्या कंपन्या वारंवार याचा वापर करतात.
टंकलेखन पावत्या: एकेकाळी टंकलेखन करणार्‍यांना अधिक चकचकीत स्वरूप असलेल्या पावत्या तयार करण्यासाठी वापरण्यात आले होते. जरी ते आता कमी लोकप्रिय असले तरीही, काही कंपन्या अद्याप ही रणनीती वापरू शकतात.
प्रीप्रिंट केलेले इनव्हॉइस फॉर्म: कंपन्या प्री-मुद्रित इनव्हॉइस फॉर्म वापरू शकतात ज्यावर त्यांची ठाम माहिती असते तसेच व्यवहार-विशिष्ट डेटा भरण्यासाठी टेम्प्लेट असते.
प्रिंटर आणि संगणक
पावत्या तयार करण्यासाठी, अनेक संस्था प्रिंटर आणि संगणक वापरतात. इनव्हॉइस तयार करण्यासाठी कंपन्यांकडे दोन पर्याय आहेत: ते विशेष लेखा आणि इनव्हॉइसिंग सॉफ्टवेअर वापरू शकतात किंवा मायक्रोसॉफ्ट वर्ड किंवा एक्सेल सारख्या प्रोग्रामचा वापर करून त्यांचे स्वतःचे इनव्हॉइस टेम्पलेट तयार करू शकतात.
ऑनलाइन टेम्पलेट्स आणि टूल्स वापरून व्यावसायिक डिझाइन आणि सानुकूलन सोपे केले आहे.
ई-इनव्हॉइसिंग किंवा इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइस
डिजिटल तंत्रज्ञानाच्या विकासासह, बर्‍याच कंपन्या आता इनव्हॉइस ऑनलाइन जारी करतात. इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसिंगसह कागदी काम पूर्णपणे काढून टाकले जाते. इनव्हॉइस तयार करण्यासाठी आणि पाठवण्यासाठी ईमेल किंवा समर्पित बीजक सॉफ्टवेअर वापरले जाते.
इनव्हॉइसिंग आणि अकाउंटिंगसाठी सॉफ्टवेअर
अकाऊंटिंग आणि इनव्हॉइसिंग सॉफ्टवेअरचा वापर बिझनेसद्वारे इनव्हॉइस तयार करण्यासाठी आणि प्रिंट करण्यासाठी मोठ्या प्रमाणावर केला जातो. या प्रोग्राम्समध्ये पेमेंट ट्रॅकिंग, स्वयंचलित गणना आणि टेम्पलेट्स समाविष्ट आहेत.
Android अॅप्स
इन्व्हॉइसिंगसाठी मोबाइल अॅप्सचा वापर लोकप्रिय झाला आहे. हे ॲप्लिकेशन फ्रीलांसर आणि व्यवसाय मालकांना त्यांच्या टॅब्लेट किंवा स्मार्टफोनवरूनच बीजक बनवण्याची आणि सबमिट करण्याची परवानगी देतात.
इनव्हॉइसिंगसाठी ऑनलाइन प्लॅटफॉर्म
QuickBooks, FreshBooks आणि PayPal सारख्या ऑनलाइन प्रणालींमुळे व्यवसायांना थेट त्यांच्या वेब ब्राउझरवरून पावत्या तयार करण्याचा आणि मुद्रित करण्याचा पर्याय आहे. या प्रणाली वारंवार निधी व्यवस्थापित करण्यासाठी आणि पेमेंटचा मागोवा ठेवण्यासाठी अतिरिक्त साधने देतात.
एकत्रित प्रणाली
मोठ्या कंपन्या एकात्मिक प्रणाली वापरु शकतात, ज्यामुळे इनव्हॉइसिंग त्यांच्या एंटरप्राइझ रिसोर्स प्लॅनिंग (ERP) आणि सामान्य लेखा प्रणालीमध्ये सहजपणे समाविष्ट केले जाऊ शकते. मोठ्या आर्थिक ऑपरेशन्सचा एक घटक म्हणून, या सिस्टम इनव्हॉइस तयार करतात आणि मुद्रित करतात.
आउटसोर्स प्रिंटिंगसाठी सेवा
काही कंपन्या त्यांचे इनव्हॉइस प्रिंटिंग हाताळण्यासाठी बाहेरील मुद्रण कंपन्यांशी करार करणे निवडतात. हे व्यवसाय कंपनीच्या वतीने इनव्हॉइस तयार करून, प्रिंट करून आणि मेल करून वेळ आणि पैसा वाचवू शकतात.
यापैकी प्रत्येक पद्धतीचे स्वतःचे फायदे आहेत आणि ते विशिष्ट प्रकारच्या संस्थेसाठी आणि त्याच्या आवश्यकतांसाठी अधिक योग्य असू शकतात. इनव्हॉइसची संख्या, कंपनीची तांत्रिक क्षमता आणि सहजतेची इच्छा, परवडणारी क्षमता आणि पर्यावरणीय टिकाऊपणा या सर्व गोष्टी इन्व्हॉइसिंग तंत्राच्या निवडीवर प्रभाव टाकू शकतात.
Also Read: What Are The Pros And Cons Of Each Tax Invoice Printing Method?
कर चलन कसे छापायचे?
कर बीजक कसे मुद्रित करायचे ते येथे मार्गदर्शक आहे
क्रमांक 1: आवश्यक माहिती गोळा करा
- सुरुवात करण्यापूर्वी, कर बीजकसाठी आवश्यक असलेला सर्व डेटा गोळा करा, ज्यामध्ये सामान्यतः हे समाविष्ट असते:
- तुमच्या कंपनीचे नाव, पत्ता आणि संपर्क माहिती.
- क्लायंटचे नाव, पत्ता आणि फोन नंबर.
- जारी तारखेसह एक वेगळा बीजक क्रमांक.
- किंमती आणि प्रमाणांसह ऑफर केलेल्या वस्तू किंवा सेवांचे तपशीलवार स्पष्टीकरण.
- संबंधित असू शकतील अशा कोणत्याही करांसह संपूर्ण देय रक्कम.
- तुमचा कर ओळख क्रमांक (TIN) सारखी कोणतीही अतिरिक्त समर्पक कर ओळखणारी माहिती.
- तुमच्या अधिकारक्षेत्राला लागू होणारे कोणतेही अतिरिक्त कायदे.
क्रमांक 2: तुमची पद्धत निवडा
तुम्ही तुमच्या कर इनव्हॉइससाठी वापरू इच्छित असलेला प्रिंटिंग पर्याय निवडा. हे करण्यासाठी तुमच्याकडे अनेक पर्याय आहेत: हाताने, वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेअर, अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर, स्पेशलाइज्ड इनव्हॉइसिंग सॉफ्टवेअर किंवा ऑनलाइन इनव्हॉइसिंग प्लॅटफॉर्म.
क्रमांक 3: तुमचे बीजक डिझाइन करा
जर तुम्ही सॉफ्टवेअर किंवा इंटरनेट संसाधने वापरत असाल तर चलन टेम्पलेट तयार करा. यापैकी बहुतेक प्लॅटफॉर्ममध्ये संपादन करण्यायोग्य टेम्पलेट्स आहेत जे तुम्ही तुमच्या कंपनीच्या गरजा पूर्ण करण्यासाठी वापरू शकता. सर्व आवश्यक माहिती प्रदान केली आहे आणि ती योग्य आणि संक्षिप्तपणे आयोजित केली आहे याची खात्री करा.
क्रमांक 4: इनव्हॉइस माहिती इनपुट करा
तुमचा व्यवसाय, तुमचे क्लायंट, इनव्हॉइस नंबर, वस्तू किंवा सेवांचे वर्णन, प्रमाण, किंमत आणि लागू होणार्‍या करांच्या तपशीलांसह चलन टेम्पलेट भरा. संख्यांची अचूकता तपासा.
क्रमांक 5: करांची गणना करा
तुम्हाला तुमच्या अधिकारक्षेत्रानुसार कर गोळा करणे आवश्यक असल्यास, त्यांची अचूक गणना करण्याची काळजी घ्या. यामुळे करपात्र रकमेवर विशिष्ट दराने कर आकारला जाऊ शकतो.
क्रमांक 6: प्रूफरीड आणि पुनरावलोकन
कर चलन मुद्रित करण्यापूर्वी योग्यतेसाठी तपासा. विसंगती किंवा कायदेशीर समस्या उद्भवू शकतील अशा चुका टाळण्यासाठी संख्या आणि वर्णनांसह सर्व तपशील सत्यापित करा.
क्रमांक 7: बीजक मुद्रित करा
योग्य प्रिंटर निवडा आणि तुम्ही संगणक आणि प्रिंटर वापरत असल्यास कर बीजक मुद्रित करा. प्रिंट कुरकुरीत आणि कुशलतेने केली आहे याची खात्री करा.
क्रमांक 8: डिजिटल प्रत जतन करा
तुमच्या दस्तऐवजीकरणासाठी कर चलनाची डिजिटल आवृत्ती जतन करणे हे एक शहाणपणाचे पाऊल आहे. हे इनव्हॉइसिंग सॉफ्टवेअरमधील सेव्ह फंक्शन वापरून किंवा पीडीएफ फाइल म्हणून इनव्हॉइस सेव्ह करून पूर्ण केले जाऊ शकते.
क्रमांक 9: बीजक वितरित करा
तुमच्या ग्राहकाला टॅक्स इनव्हॉइसची मुद्रित प्रत द्या. तुमच्या कंपनीच्या धोरणांवर आणि तुमच्या क्लायंटच्या प्राधान्यांवर अवलंबून तुम्ही मेल, ईमेल किंवा वैयक्तिकरित्या हे पूर्ण करू शकता.
क्रमांक 10: नोंदी ठेवा
तुमच्या रेकॉर्डसाठी कर इनव्हॉइसची एक प्रत मुद्रित करा. अनेक अधिकारक्षेत्रांमध्ये ठराविक कालावधीसाठी चलन फाइलवर ठेवणे आवश्यक आहे.
लक्षात ठेवा की परिसर आणि व्यवसायाचा प्रकार कर कायदे आणि दायित्वांवर प्रभाव टाकू शकतो, म्हणून आपल्या परिस्थितीशी संबंधित विशिष्ट नियमांबद्दल अद्ययावत असणे महत्वाचे आहे. याव्यतिरिक्त, यापैकी अनेक टप्पे स्वयंचलित करून आणि कर नियमांचे पालन सुनिश्चित करण्यात मदत करून, विशेष लेखा किंवा इनव्हॉइसिंग सॉफ्टवेअरचा वापर प्रक्रिया सुलभ करण्यात मदत करते.
Also Read: How To Ensure That Tax Invoices Are Printed Accurately?
लहान व्यवसाय आणि निर्यातदारांसाठी कर चलन मुद्रण पद्धती
आर्थिक नोंदी जतन करण्यासाठी, अनुपालन सुनिश्चित करण्यासाठी आणि जागतिक व्यापाराला प्रोत्साहन देण्यासाठी लहान कंपन्या आणि निर्यातदारांसाठी कार्यक्षम बीजक छपाई तंत्र शोधणे महत्त्वाचे आहे. FreshBooks, Xero किंवा QuickBooks सारखे ऑनलाइन अकाउंटिंग आणि इनव्हॉइसिंग प्रोग्राम वापरणे ही एक समजूतदार रणनीती आहे. या क्लाउड-आधारित प्रणाली संपादन करण्यायोग्य बीजक टेम्पलेट्सची निवड प्रदान करून तज्ञ बिले तयार करणे सोपे करतात. याव्यतिरिक्त, ते तुम्हाला डिजिटल इनव्हॉइस तयार करण्याचे स्वातंत्र्य देतात, जे क्रॉस-बॉर्डर व्यापारासाठी आवश्यक आहेत कारण डिजिटल फॉर्म हस्तांतरित करणे आणि ठेवणे सोपे आहे.
मायक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल किंवा गुगल शीट्स सारख्या सुप्रसिद्ध प्रोग्रामसह वैयक्तिकृत इनव्हॉइस टेम्पलेट बनवणे ही दुसरी उपयुक्त निवड आहे. इनकोटर्म्स, हार्मोनाइज्ड सिस्टम (HS) कोड आणि शिपिंग माहिती यांसारखा आवश्यक निर्यात-विशिष्ट डेटा जोडण्यासाठी हे टेम्पलेट लहान कंपन्या आणि निर्यातदारांद्वारे सानुकूलित केले जाऊ शकतात. निर्यातदारांसाठी कर चलन मुद्रण पद्धतीची ही प्रक्रिया हमी देते की पावत्या आंतरराष्ट्रीय व्यापार कायद्यांची पूर्तता करतात आणि परदेशी भागीदार आणि ग्राहकांना एक व्यावसायिक आणि चांगली प्रतिमा देतात.
इलेक्ट्रॉनिक कॉमर्सच्या युगात, इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसिंग हे निर्यातदार आणि लहान उद्योगांसाठी एक उपयुक्त धोरण आहे. ई-इनव्हॉइसिंग इनव्हॉइसिंग प्रक्रिया सुलभ करते आणि इनव्हॉइस ऑनलाइन तयार करून आणि वितरित करून कमी कागदाचा वापर करते.
Also Read: The Importance Of Using A High-Quality Printer When Printing Tax Invoices
निष्कर्ष
सारांश, बदलत्या कॉर्पोरेट गरजा आणि तंत्रज्ञानातील प्रगती प्रतिबिंबित करण्यासाठी GST टॅक्स इनव्हॉइस प्रिंटिंग पद्धती वेळोवेळी बदलल्या आहेत. पारंपारिक मॅन्युअल तंत्रांपासून समकालीन डिजिटल सोल्यूशन्सपर्यंत, त्यांच्या अद्वितीय गरजांनुसार निवडण्यासाठी संस्थांकडे विविध पर्याय आहेत. सर्वोत्तम दृष्टिकोन कंपनीचा आकार, आर्थिक निर्बंध आणि कर कायद्यांचे पालन करण्याची आवश्यकता यासह अनेक चलांवर अवलंबून असेल.
अचूक, पारदर्शक आणि कायदेशीररित्या सुसंगत व्यवहार नोंदी हा कर चलन तयार करण्याचा अंतिम उद्देश आहे. व्यवसायांनी त्यांच्या प्रक्रियांना अनुकूल करण्यासाठी, कमी चुकण्याचे दर आणि अखंड कर अनुपालनाची हमी देण्यासाठी तंत्रज्ञान विकसित होत असताना सर्वात अलीकडील बीजक तंत्रांची माहिती ठेवणे आवश्यक आहे. टॅक्स इनव्हॉइस प्रिंटिंगबद्दल अधिक माहितीसाठी, कॅप्टनबिझला भेट द्या.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
-
कर बीजक म्हणजे काय?
सर्व नोंदणीकृत करदात्यांनी त्यांच्या ग्राहकांना कर बीजक प्रदान करणे अनिवार्य आहे. कर चलनावरील मुख्य माहिती म्हणजे विकलेल्या वस्तू, प्रमाण, भरलेले कर आणि करपात्र मूल्य. हा मुख्य पुरावा म्हणून काम करतो ज्यावर क्लायंट इनपुट टॅक्स क्रेडिट दावा सबमिट करू शकतो. बाजार अनेक टेम्प्लेट्सने भरलेला आहे ज्याचा वापर कर बीजक जारी करण्यासाठी केला जाऊ शकतो.
-
इनव्हॉइस प्रिंटिंग म्हणजे काय?
विक्री व्यवहाराचे दस्तऐवजीकरण करण्याची एक पारंपारिक पद्धत म्हणजे बीजक मुद्रित करणे. इनव्हॉइसची एक प्रत ग्राहकांना विकल्या गेलेल्या वस्तूंचे स्मरणपत्र म्हणून पाठवली जाते किंवा, लागू असल्यास, सेवा पूर्ण केली जाते. इनव्हॉइस नावाचा व्यावसायिक दस्तऐवज खरेदीदार आणि विक्रेत्यांमधील व्यवहार दस्तऐवजीकरण करण्यासाठी वापरला जातो.
-
कर बीजक कधी जारी केले जावे?
पुरवठ्याच्या क्षणी, सर्व नोंदणीकृत GST करदात्यांना कर बीजक प्रदान करणे आवश्यक आहे. इनपुट टॅक्स क्रेडिटचा दावा करण्यासाठी, खरेदीदाराने त्यांनी घेतलेल्या कोणत्याही उत्पादनांसाठी किंवा सेवांसाठी कर बीजक प्रदान करणे आवश्यक आहे. विविध आर्थिक अहवालाच्या गरजांसाठी कर बीजक देखील आवश्यक आहे.
-
ई-इनव्हॉइसिंग पोर्टल (IRP) म्हणजे काय?
ई-इनव्हॉइसिंगच्या आवश्यकतेनुसार करदात्यांच्या पावत्या अधिकृत ई-इनव्हॉइसिंग साइटवर रेकॉर्ड केल्या पाहिजेत. इन्व्हॉइस नोंदणी पोर्टल (IRP) ही एक वेबसाइट आहे जी करदात्यांना इनव्हॉइस संदर्भ क्रमांक (IRN) तयार करण्यात मदत करते जी तयार केलेल्या प्रत्येक इनव्हॉइससाठी विशिष्ट आहे.
-
ई-इनव्हॉइस लागू झाल्यानंतर करदाते त्यांचे स्वतःचे इनव्हॉइस फॉरमॅट वापरू शकतात का?
ई-इनव्हॉइस अर्ज केल्यानंतरही, करदात्यांना त्यांचे स्वतःचे चलन स्वरूप वापरण्याची परवानगी आहे. आयआरएन आणि डायनॅमिक क्यूआर कोड सर्व माहिती डेटासह इनव्हॉइसमध्ये एकमेव जोड असेल. ई-इनव्हॉइस फॉरमॅटमध्ये कॉर्पोरेट लोगो सारख्या कोणत्याही अंतर्गत व्यवसाय-संबंधित इनव्हॉइस घटकांचा समावेश नाही.
-
बीजक ई-इनव्हॉइसिंग आवश्यकतांचे पालन करते की नाही हे कसे तपासायचे?
पायरी 1: संबंधित प्रोग्राममध्ये बीजक लाँच करा. पायरी 2: तारीख, रक्कम आणि देय देय तारीख तसेच कोणतेही कर आणि एकूण देय रकमेसह इनव्हॉइसवरील माहितीची पडताळणी करा. पायरी 3: जर उलाढाल रु. पेक्षा जास्त असेल. 50 कोटी, बीजक ई-इनव्हॉइसिंगची गरज पूर्ण करते की नाही हे निर्धारित करा. चरण तीन मध्ये मुद्रण पूर्वावलोकन सत्यापित करा.
-
ई-इनव्हॉइस म्हणजे काय आणि ते कसे कार्य करते?
इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने सबमिट केलेले कोणतेही बीजक विशिष्ट बीजक प्रकाराकडे दुर्लक्ष करून “ई-इनव्हॉइस” म्हणून संदर्भित केले जाते. प्रिंट इनव्हॉइसच्या तुलनेत त्याच्या निर्मितीच्या सुलभतेमुळे आणि वेगवान पेमेंट प्रक्रियेमुळे, इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइस हे फ्रीलांसर आणि लहान उद्योगांसाठी त्वरीत आदर्श होत आहेत.
-
पावत्या हस्तलिखित केल्या जाऊ शकतात?
जरी ते सोपे असले तरी, हस्तलिखित पावत्या बहुतेक व्यावसायिक व्यवहारांसाठी पसंतीची पद्धत नाहीत. ते फक्त छापील किंवा डिजिटल पेपर्स सारखे पॉलिश स्वरूप नसतात. या कारणास्तव, ते सहसा अनौपचारिक किंवा छोट्या-छोट्या व्यावसायिक व्यवहारांपुरते मर्यादित असतात, जसे की खिडकी धुणे किंवा गवत कापणे.
शिवाय, बरेच व्यवसाय हस्तलिखित पावत्या अजिबात स्वीकारत नाहीत आणि ते अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरसह हाताळणे अधिक कठीण आहे. म्हणून, जरी हाताने बीजक तयार करणे सोपे दिसत असले तरी, विविध ऑनलाइन वेबसाइट्सवरून विनामूल्य चलन टेम्पलेट डाउनलोड करणे तितकेच सोपे आहे.
-
प्रभावीपणे आणि व्यावसायिकरित्या बीजक कसे लिहायचे?
कार्यक्षम आणि पॉलिश बीजक तयार करण्याच्या पाच पायऱ्या खालीलप्रमाणे आहेत. 1. तुमचे बीजक व्यावसायिक आणि वैयक्तिकृत करा. प्रारंभ करण्यासाठी तुमच्या ब्रँडला सर्वाधिक मूर्त रूप देणारा रंग निवडा, नंतर तुमचा लोगो सबमिट करा. परिणामी तुमचे बीजक अधिक वैयक्तिक आणि व्यावसायिक वाटेल. शेवटी, आपण “चालन” बॉक्समधील सामग्री बदलू शकता.
-
मी योग्य व्यक्तीला बीजक कसे पाठवू?
जर तुम्हाला ती योग्य व्यक्तीकडून प्राप्त व्हावी असे वाटत असेल तर तुमच्या इनव्हॉइसवर त्या विशिष्ट विभागाबद्दल अतिरिक्त माहिती द्या. गैरसमज आणि पेमेंट विलंब टाळण्यासाठी, अधिक तपशील आवश्यक आहेत. तुम्ही तुमचे बीजक ईमेल करत असल्यास, विषय ओळ स्पष्ट असल्याची खात्री करा. त्यामुळे गैरसमज निर्माण होणार नाहीत.
