आपूर्तिकर्ता चालान क्या है? इसे स्वचालित करने के उदाहरण और कारण

जब रिकॉर्ड कीपिंग की बात आती है तो किसी भी व्यावसायिक संगठन के लिए चालान का बहुत महत्व होता है। चालान व्यवसायों के लिए लेखांकन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं क्योंकि वे खरीदी गई सभी वस्तुओं और सेवाओं का ट्रैक रखने में मदद करते हैं।

आपूर्तिकर्ता चालान किसी भी व्यावसायिक संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले कई प्रकार के चालानों में से एक हैं। आपूर्तिकर्ता चालान एक दस्तावेज है जिसका उपयोग आपूर्तिकर्ताओं को देय धन के साथ-साथ उस लेनदेन पर लागू सभी संबंधित करों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।

आपूर्तिकर्ता चालान का हमेशा यह अर्थ नहीं होता है कि यह खरीदार द्वारा जारी किया गया चालान है, यह केवल एक शब्द है जो आमतौर पर व्यवसाय में उपयोग किया जाता है। आपूर्तिकर्ता चालान क्रेडिट चालान, डेबिट चालान, अंतरिम चालान, अंतिम चालान और वाणिज्यिक चालान जैसे कई अन्य चालानों के बीच एक प्रकार का चालान है।

आइए आपूर्तिकर्ता चालान के बारे में अधिक जानें और आपूर्तिकर्ता चालान स्वचालन के कारणों पर गौर करें।

आपूर्तिकर्ता चालान का परिचय

आपूर्तिकर्ता चालान आपूर्तिकर्ता या विक्रेता द्वारा खरीदार को उनके द्वारा वितरित वस्तुओं या सेवाओं के लिए भुगतान का अनुरोध करने के लिए भेजा जाता है। ये बिल कंपनियों के लिए महत्वपूर्ण हैं क्योंकि इनमें उस राशि का रिकॉर्ड होता है जो कंपनी को अपने आपूर्तिकर्ताओं पर बकाया है। यदि ये चालान नहीं बनाए गए तो खर्चों और भुगतानों का हिसाब रखना मुश्किल होगा। आपूर्तिकर्ता चालान नहीं बनाने से गलतफहमी और त्रुटियां हो सकती हैं।

आपूर्तिकर्ता के दृष्टिकोण से, यह अनिवार्य रूप से बिक्री का बिल है जो उसे देय खातों की श्रेणी में रखता है। आपूर्तिकर्ता चालान में वे उत्पाद या सेवाएँ शामिल हैं जो पहले ही वितरित की जा चुकी हैं लेकिन भुगतान के लिए देय हैं।

आपूर्तिकर्ता चालान के घटक

आपूर्तिकर्ता चालान के प्रमुख घटक निम्नलिखित हैं:

• इनवॉयस संख्या

प्रत्येक चालान में एक संख्या होती है जिसका उपयोग आपूर्तिकर्ता और खरीदार द्वारा भुगतान और लेनदेन पर नज़र रखने के लिए किया जाता है।

• चालान की तारीख

जिस दिन चालान भेजा जाता है। 

• आपूर्तिकर्ता की जानकारी

इसमें आपूर्तिकर्ता का नाम, पता, फोन नंबर और संभवतः कर या व्यवसाय पंजीकरण नंबर शामिल होता हैं।

• ग्राहक की जानकारी (बिल टू)

खरीदार या बिलिंग इकाई का नाम, पता और संपर्क जानकारी।

• उत्पादों या सेवाओं का विवरण

बिल किए जा रहे सामान या सेवाओं का संपूर्ण विवरण, जिसमें राशि, इकाई लागत और कुल लागत शामिल हो।

• कर विवरण

बिक्री कर, वैट या GST जैसी दर और कुल कर राशि सहित लगाए गए सभी करों के बारे में विवरण।

• अतिरिक्त शुल्क

किसी भी अतिरिक्त लागत, जैसे शिपिंग, हैंडलिंग, या अन्य शुल्क से संबंधित विवरण।

• भुगतान की शर्तें

भुगतान की विधि और समय पर विवरण (उदाहरण के लिए, “नेट 30” दर्शाता है कि भुगतान चालान तिथि के 30 दिनों के भीतर अपेक्षित है)।

• कुल शेष राशि

सभी शुल्कों और करों का कुल योग जिनका भुगतान करने के लिए खरीदार जिम्मेदार है।

• बैंक या भुगतान विवरण

बैंक खाते, भुगतान पोर्टल, या अन्य तरीकों का विवरण जिनका उपयोग भुगतान करने के लिए किया जा सकता है।

• नोट्स या विशेष निर्देश

कोई भी अतिरिक्त विवरण जो आपूर्तिकर्ता साझा करना चाहता है, जैसे वापसी दिशानिर्देश, प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध, या कंपनी के लिए प्रशंसा की अभिव्यक्ति।

आपूर्तिकर्ता चालान के प्रकार

खरीदारों तक सामान और सेवाएं पहुंचाने के बाद सप्लायर इनवॉइस बनाना बहुत महत्वपूर्ण है। विभिन्न स्थितियों में विभिन्न प्रकार के आपूर्तिकर्ता चालान का उपयोग किया जा सकता है।

आपूर्तिकर्ता चालान के प्रकार नीचे उल्लिखित हैं:

1. कर चालान: यह सबसे आम प्रकार का चालान है जो वस्तुओं या सेवाओं की आपूर्ति के लिए जारी किया जाता है। इसमें माल या सेवाओं का विवरण, कर की दर, कुल कर देय और अन्य जानकारी शामिल होती है।

2. अग्रिम भुगतान चालान: जब कोई खरीदार वस्तुओं या सेवाओं के लिए अग्रिम भुगतान करता है, तो आपूर्तिकर्ता को एक अग्रिम भुगतान चालान जारी करना होगा। इसमें भुगतान की तारीख, राशि, और अन्य जानकारी शामिल होती है।

3. अग्रिम भुगतान का धनवापसी चालान: यदि आपूर्तिकर्ता उन्नत भुगतान के रसीद के खिलाफ माल और सेवा की आपूर्ति नहीं करता है तो आपूर्तिकर्ता को ऐसी भुगतान रसीद के लिए धनवापसी चालान जारी करना होगा। इसमें धनवापसी की तारीख, राशि, और अन्य जानकारी शामिल होती है।

4. निरंतर आपूर्ति चालान: यदि किसी खरीदार को सामान और सेवाओं की आपूर्ति निरंतर आधार पर की जाती है तो यह चालान जारी किया जाता है। इसमें आपूर्ति की अवधि, माल या सेवाओं का विवरण, कर की दर, कुल कर देय और अन्य जानकारी शामिल होती है।

5. सेवा समाप्ति चालान: जब कोई सेवा समाप्त हो जाती है, तो आपूर्तिकर्ता को सेवा समाप्ति चालान जारी करना होगा। इसमें सेवा समाप्ति की तारीख, सेवा का विवरण, कुल देय राशि और अन्य जानकारी शामिल होती है।

6. डेबिट नोट: यदि कोई आपूर्तिकर्ता पहले से जारी किए गए चालान में कोई त्रुटि या गलती करता है, तो वह डेबिट नोट जारी करके त्रुटि को ठीक कर सकता है। इसमें त्रुटि का विवरण, संशोधित राशि और अन्य जानकारी शामिल होती है।

7. उपहार वाउचर: यह एक प्रकार का वाउचर है जो किसी व्यक्ति को उपहार के रूप में दिया जाता है। इसका उपयोग वस्तुओं या सेवाओं को खरीदने के लिए किया जा सकता है।

8. रीटेल चालान: यह एक प्रकार का चालान है जो खुद विक्रेताओं द्वारा वस्तुओं की बिक्री के लिए जारी किया जाता है। इसमें वस्तुओं का विवरण, मूल्य, कर की दर, कुल कर देय और अन्य जानकारी शामिल होती है।

9. बिल ऑफ लैंडिंग: यह एक दस्तावेज है जो माल की ढुलाई के लिए जारी किया जाता है। इसमें माल का विवरण, प्रेषक और प्राप्तकर्ता का नाम और पता, ढुलाई की लागत और अन्य जानकारी शामिल होती है।

10. ई-चालान: यह एक इलेक्ट्रॉनिक चालान है जो GST पोर्टल के माध्यम से जारी किया जाता है। यह भारत सरकार द्वारा शुरू की गई एक पहल है जिसका उद्देश्य कर चोरी को कम करना और कर प्रणाली को अधिक कुशल बनाना है।

आपूर्तिकर्ता चालान के उदाहरण

मान लीजिए कि एक चाय की दुकान है और संस्था को चाय की पत्तियों की आपूर्ति एक आपूर्तिकर्ता से मिलती है। अब जब चाय की पत्तियों की डिलीवरी फर्म को की जाएगी, तो आपूर्तिकर्ता उन्हें एक चालान प्रदान करेगा। 

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व्यवसाय संचालन में आपूर्तिकर्ता चालान का महत्व

निम्नलिखित कुछ महत्वपूर्ण कारण हैं कि क्यों आपूर्तिकर्ता चालान व्यवसाय संचालन में महत्वपूर्ण हैं:

• एक आपूर्तिकर्ता चालान व्यवसाय द्वारा शीघ्र भुगतान सुनिश्चित करता है, जो बदले में, आपूर्तिकर्ता के साथ व्यवसाय के संबंध को मजबूत करता है और इससे किसी भी पक्ष को किसी भी असुविधा का सामना नहीं करना पड़ता है।

• आपूर्तिकर्ता चालान के साथ भुगतान का समय पर पूरा होना सुनिश्चित किया जा सकता है क्योंकि यह भुगतान की नियत तारीख की याद दिलाने में मदद करता है। आपूर्तिकर्ता चालान में उल्लिखित अन्य विवरण जैसे कि प्राप्त सामान और सेवाएँ भी भुगतान के निपटान के लिए महत्वपूर्ण हो सकते हैं।

• आपूर्तिकर्ता चालान एक महत्वपूर्ण वित्तीय रिकॉर्ड के रूप में भी कार्य करता है जो किसी भी संघर्ष उत्पन्न होने पर अत्यधिक उपयोगी हो सकता है।

• आपूर्तिकर्ता चालान में दर्ज व्यवसाय का विवरण जैसे लोगो, नाम और संपर्क जानकारी ब्रांड जागरूकता को बढ़ावा दे सकती है।

मैन्युअल आपूर्तिकर्ता चालान-प्रक्रिया के साथ चुनौतियाँ

• ज्यादा समय लगने वाला 

मैन्युअल आपूर्तिकर्ता चालान प्रसंस्करण में बहुत समय लगता है। कर्मचारी कागजी चालान संसाधित करने, डेटा दर्ज करने और कागजी कार्रवाई करने में बहुत समय लगाते हैं। यह समय लेने वाली प्रक्रिया केवल प्रत्येक चालान को संसाधित करने में लगने वाले समय के बारे में नहीं है बल्कि यह पूरे उत्पादकता की प्रक्रिया को प्रभावित करती है। मैन्युअल डेटा प्रविष्टि में त्रुटियों की संभावना होती है, जिससे सुधार और सत्यापन पर अतिरिक्त समय खर्च करना पड़ता है।

• डेटा प्रविष्टि त्रुटियाँ और अशुद्धि

मानवीय त्रुटि की उच्च संभावना मैन्युअल आपूर्तिकर्ता चालान प्रसंस्करण की सबसे महत्वपूर्ण चुनौतियों में से एक है। गलत डेटा विभिन्न स्रोतों से उत्पन्न हो सकता है, जिसमें जानकारी की गलत व्याख्या, टाइप से जुड़ी त्रुटियां, या गलत दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं। ये त्रुटियां भुगतान में देरी, गलत भुगतान और यहां तक ​​कि तनावपूर्ण विक्रेता संबंधों जैसी गंभीर समस्याएं पैदा कर सकती हैं। इन त्रुटियों को ठीक करने में अधिक समय और प्रयास लगता है। इन त्रुटियों को सुधारने के लिए अतिरिक्त समय और संसाधनों की आवश्यकता होती है, जिससे प्रक्रिया धीमी हो जाती है।

• भुगतान और प्रसंस्करण में देरी

मैन्युअल आपूर्तिकर्ता चालान प्रसंस्करण के कारण अक्सर चालान स्वीकृति और भुगतान में देरी होती है। यह देरी कई कारणों से हो सकती है, जिसमें गलत चालान, धीमी अंतरविभागीय संचार और लंबी अनुमोदन श्रृंखलाएं शामिल हैं। भुगतान में देरी से कंपनी की प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है, विलंब शुल्क लग सकता है और समय पर भुगतान पर भरोसा करने वाले आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं के साथ संबंधों में तनाव आ सकता है।

• दृश्यता और नियंत्रण का अभाव

जब चालान मैन्युअल रूप से संसाधित किए जाते हैं, तो पूरी प्रक्रिया पर दृश्यता और नियंत्रण बनाए रखना मुश्किल होता है। प्रत्येक चालान की स्थिति पर नज़र रखना, कठिनाइयों की पहचान करना और नकदी प्रवाह का प्रबंधन करना सभी कठिन कार्य बन जाते हैं। पारदर्शिता की कमी के परिणामस्वरूप शीघ्र भुगतान छूट, गलत योजना और कार्यशील पूंजी प्रबंधन के साथ चुनौतियों का सामना करना पड़ सकता है।

• सुरक्षा और अनुपालन जोखिम

चालानों को मैन्युअल रूप से संसाधित करने में कई गंभीर सुरक्षा और अनुपालन संबंधी चिंताएँ शामिल होती हैं। भौतिक दस्तावेज़ गुम हो सकते हैं, नष्ट हो सकते हैं या चोरी हो सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप निजी डेटा का खुलासा हो सकता है। इसके अलावा, क्योंकि चालान प्रसंस्करण गतिविधियों की निगरानी और ऑडिट करने का कोई आसान तरीका नहीं है, मैन्युअल प्रक्रियाएं नियामक आवश्यकताओं का अनुपालन करना अधिक कठिन बना देती हैं। कंपनी की प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है और इस गैर-अनुपालन के लिए जुर्माना लगाया जा सकता है।

• स्केलेबिलिटी चुनौतियाँ

किसी संगठन के चालान की मात्रा उसके आकार के साथ बढ़ती है। मैन्युअल आपूर्ति चालान प्रसंस्करण को बढ़ाने से संगठन और भी अधिक असहनीय हो जाएगा क्योंकि वे पहले से ही धीमे और श्रमसाध्य हैं। चालान की बढ़ी हुई मात्रा को प्रभावी ढंग से संभालने में असमर्थता के परिणामस्वरूप संसाधन तनाव, भुगतान में देरी और अन्य बाद की चुनौतियाँ हो सकती हैं, जो सभी कंपनी की वृद्धि और विस्तार करने की क्षमता में बाधा बन सकती हैं।

आपूर्तिकर्ता चालान को स्वचालित करने के कारण

आपूर्तिकर्ता चालान को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करने की पारंपरिक विधि चुनौतीपूर्ण होता है, इसके साथ ही इसमे ज्यादा समय लगता है और साथ ही गलतियाँ होने की संभावनए बढ़ जाती है । हालाँकि, चालान प्रसंस्करण को उच्च सटीकता और अधिक दक्षता के साथ आपूर्तिकर्ता चालान के प्रबंधन को आसान बना सकते हैं। स्वचालित चालान प्रबंधन उपयोगकर्ताओं के लिए समय और धन दोनों बचा सकता है।

चालान प्रसंस्करण समाधान अपनाने के कुछ महत्वपूर्ण कारण निम्नलिखित हैं:

• उच्च सटीकता

आपूर्तिकर्ता चालान स्वचालन सटीकता में काफी वृद्धि कर सकता है क्योंकि यह डेटा की प्रविष्टि में संभावित गलतियों को समाप्त कर सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि लेखांकन प्रणाली में दर्ज किए गए सभी विवरण सही हैं।

• बेहतर दक्षता

आमतौर पर आपूर्तिकर्ता चालान डेटा इकट्ठा करने और इसे रिकॉर्ड करने के लिए आवश्यक समय की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करके काफी कम किया जा सकता है।

• कम खर्च

डेटा की मैन्युअल प्रविष्टि से संबंधित सभी खर्चों को स्वचालन से समाप्त किया जा सकता है। इसमें श्रम और आपूर्ति की लागत शामिल है।

• बढ़ी हुई दृश्यता

स्वचालन आपूर्तिकर्ता चालान स्थिति में वास्तविक समय की जानकारी देकर त्वरित निर्णय लेने में सक्षम बनाता है।

स्वचलित सिस्टम के विभिन्न प्रकार

आपूर्तिकर्ता चालान प्रणाली को सुव्यवस्थित करने के लिए स्वचालित प्रणालियों में विभिन्न विकल्प उपलब्ध हैं, जो इस प्रकार हैं:

• मोबाइल ऐप्स

जैसा कि नाम से पता चलता है, मोबाइल ऐप्स मोबाइल डिवाइस से आपूर्तिकर्ता चालान तक आसानी से पहुंच बनाया जा सकता हैं। कुछ मुख्य मोबाईल ऐप्स जिनका उपयोग चालान बनाने के लिए मुख्य रूप से किया जाता है वो इस प्रकार है:जोहो बुक्स, बिल ऐप GST इन्वाइस मेकर, इन्वाइस टु गो । 

• क्लाउड-आधारित सिस्टम

आपूर्तिकर्ता चालान को क्लाउड-आधारित सिस्टम में किसी भी डिवाइस के माध्यम से वास्तविक समय और सुरक्षित रूप से एक्सेस किया जा सकता है। कुछ मुख्य रूप से उपयोग में लाए जाने वाले क्लाउड- आधारित सिस्टम हैं, जैसे कि-माय बिलिंग बुक, क्लीयर टैक्स ,होस्टबूकस।  

• ऑन-प्रिमाइस सिस्टम

ये सिस्टम विशेष रूप से उपयोगकर्ता के कंप्यूटर में स्थापित होते हैं जो क्लाउड-आधारित सिस्टम की तुलना में उन्हें अधिक सुरक्षित विकल्प प्रदान करता है।इसके कुछ उदाहरण इस प्रकार है:जोहो इन्वाइस– यह मोबाईल के साथ विंडो पर भी उपलब्ध है और इन्वाइस 360। इन सबके अलावा भी कई सारे सॉफ्टवेयर उपलब्ध है जिनका इस्तेमाल चालान बनाने के लिया किया जा सकता है।  

• कस्टम सिस्टम

कस्टम सिस्टम मूल रूप से उपयोगकर्ता की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित किए जाते हैं।

निष्कर्ष

आपूर्तिकर्ता चालान का प्रबंधन किसी व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, इसलिए इसे कभी भी नज़रअंदाज़ नहीं किया जाना चाहिए। व्यावसायिक संगठनों के लिए स्वचालन के महत्व को पहचानना महत्वपूर्ण है। स्वचालित आपूर्तिकर्ता चालान प्रबंधन समाधानों के साथ आपूर्तिकर्ता चालान को उच्च सटीकता और अधिक कुशलता से संभालने में मदद कर सकता है। इसके अलावा, इसका उपयोग करके व्यवसायों द्वारा समय और धन की भी काफी बचत की जा सकती है। इलेक्ट्रॉनिक आपूर्तिकर्ता चालान विभिन्न प्रकार की स्वचालित प्रणालियाँ हैं जिन्हें कोई भी व्यवसाय अपने चालान प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए चुन सकता है। चालानों को स्वचालित करने के लाभ सटीकता से कहीं अधिक हैं, यह बहुत सरल और व्यावहारिक है।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

• आपूर्तिकर्ता चालान में क्या शामिल होना चाहिए?

आपूर्तिकर्ता चालान में मूल रूप से ग्राहक द्वारा आपूर्तिकर्ता को देय राशि के विवरण शामिल होता है। यह प्राप्य खातों के संचालन के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है। आपूर्तिकर्ता चालान में शामिल किए जाने वाले कुछ महत्वपूर्ण विवरण हैं जैसे कि ग्राहक का नाम, खाता संख्या, चालान की तारीख, भुगतान की शर्तें, चालान का टेम्पलेट, बिक्री प्रतिनिधि और सामान और सेवाओं की विशिष्टताएं।

• आपूर्तिकर्ता चालान बनाने के लिए कौन जिम्मेदार है?

आपूर्तिकर्ता चालान उस आपूर्तिकर्ता द्वारा बनाया जाना है जो ग्राहक को ग्राहक के लिए सामान और सेवाएं प्रदान कर रहा है।

• आपूर्तिकर्ता चालान खरीद चालान से किस प्रकार भिन्न है?

खरीद चालान का उपयोग क्रेता द्वारा खरीद आदेश की पुष्टि के लिए किया जाता है। यह खरीद ऑर्डर की डिलीवरी के बाद बनाया जाता है। आपूर्तिकर्ता द्वारा ग्राहक को दी जाने वाली वस्तुओं और सेवाओं के लिए भुगतान प्राप्त करने के लिए आपूर्तिकर्ता चालान बनाया जाता है। यह आपूर्तिकर्ता या निर्माता द्वारा बनाया जाता है।